Hộ Kinh Doanh Cần Làm Gì Để Tránh Sai Sót Khi Kê Khai Thuế Sau Nghị Định 68?
Sau khi Nghị định 68 được ban hành vào ngày 5/3, hộ kinh doanh bước vào kỳ kê khai thuế đầu tiên với nhiều thay đổi quan trọng trong cách tính và quản lý thuế. Để quá trình này diễn ra suôn sẻ, các hộ cần chuẩn bị dữ liệu doanh thu, chứng từ và hệ thống quản lý phù hợp ngay từ sớm, nhằm giảm tải áp lực và tránh những sai sót không đáng có.
Chuẩn Hóa Dữ Liệu Doanh Thu Trước Kỳ Kê Khai
Năm nay, kỳ kê khai thuế đầu tiên nhận được sự quan tâm đặc biệt, vì đây là giai đoạn đầu áp dụng các thay đổi trong quản lý thuế sau khi Nghị định 68 chính thức có hiệu lực. Theo đó, ba mốc doanh thu 500 triệu đồng, 1 tỷ đồng và 3 tỷ đồng là những ngưỡng quan trọng trong quản lý thuế đối với hộ kinh doanh.
Hộ có doanh thu từ 500 triệu đồng/năm trở xuống không phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Tuy nhiên, nếu doanh thu vượt quá 500 triệu đồng, nghĩa vụ kê khai và nộp thuế sẽ phát sinh từ quý mà hộ vượt ngưỡng này. Đối với hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn từ máy tính tiền kết nối dữ liệu là bắt buộc.
Với hộ có doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm, thuế thu nhập cá nhân được tính theo thu nhập tính thuế nhân với thuế suất áp dụng. Bên cạnh đó, theo quy định tại điều 4, thông tư 25/2025/TT-NHNN, từ ngày 1/3/2025, tên tài khoản thanh toán của tổ chức cần thể hiện đầy đủ tên đơn vị theo giấy phép thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Quy định này góp phần chuẩn hóa thông tin tài chính, giúp việc theo dõi và đối soát giao dịch trở nên minh bạch và chính xác hơn.
Từ thực tế này, hộ kinh doanh cần mở tài khoản riêng phục vụ hoạt động kinh doanh, thay vì sử dụng chung với tài khoản cá nhân như trước đây. Khi dòng tiền được tách bạch rõ ràng, việc rà soát giao dịch trong từng kỳ trở nên dễ dàng hơn, đồng thời tạo nền tảng vững chắc để tổng hợp dữ liệu phục vụ cho công tác kê khai thuế. Hộ kinh doanh chủ động mở thêm tài khoản phục vụ hoạt động kinh doanh, từ đó dễ dàng đối soát doanh thu một cách hiệu quả.
Ngoài ra, việc đối chiếu doanh thu giữa sổ bán hàng và tài khoản ngân hàng cũng là bước quan trọng giúp các hộ nắm rõ tình hình kinh doanh trong kỳ. Khi dữ liệu được tổng hợp đầy đủ và chính xác, người bán có thể nhanh chóng tra cứu lại thông tin cần thiết, hạn chế tối đa tình trạng thiếu sót khi chuẩn bị hồ sơ kê khai.
Thiết Lập Hệ Thống Tổng Hợp Doanh Thu Rõ Ràng
Đối với nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ, việc ghi chép doanh thu theo phương thức thủ công thường khiến dữ liệu bị phân tán, đặc biệt là khi lượng giao dịch tăng lên trong những giai đoạn cao điểm. Vì vậy, thiết lập một hệ thống tổng hợp số liệu rõ ràng và khoa học sẽ giúp quản lý thuận tiện và hiệu quả hơn.
Một hệ thống quản lý hiệu quả cần đảm bảo có báo cáo doanh thu theo ngày hoặc tháng, dễ dàng tra cứu khi cần đối chiếu số liệu. Nhờ đó, hộ kinh doanh có thể theo dõi hoạt động bán hàng một cách chủ động và chuẩn bị sẵn sàng dữ liệu cho kỳ kê khai sắp tới.
Tuy nhiên, với những đơn vị kinh doanh quy mô nhỏ hoặc chưa có nhân sự phụ trách kế toán chuyên nghiệp, việc tự tổng hợp và kiểm tra toàn bộ dữ liệu có thể mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Đây cũng là lý do ngày càng nhiều hộ kinh doanh lựa chọn ứng dụng công nghệ để đơn giản hóa quy trình và giảm bớt các thao tác thủ công phức tạp.
Ứng Dụng Công Nghệ Giúp Đơn Giản Hóa Quá Trình Kê Khai
Hiện nay, nhiều hộ kinh doanh đã bắt đầu sử dụng các giải pháp thanh toán và quản lý dữ liệu số nhằm ghi nhận giao dịch cũng như tổng hợp doanh thu một cách dễ dàng và chính xác hơn.
Nhằm hỗ trợ hộ kinh doanh trong giai đoạn chuyển đổi quan trọng này, VNPAY cùng Agribank đang phối hợp triển khai hệ sinh thái thanh toán và nộp thuế số toàn diện. Trong đó, Agribank hỗ trợ đơn vị kinh doanh mở tài khoản phục vụ kinh doanh, vay vốn và tư vấn chuyên sâu trong mùa cao điểm. Về phía công ty công nghệ, VNPAY cung cấp đa dạng phương thức thanh toán từ mã QR, thẻ ngân hàng, thanh toán tín dụng, thanh toán qua VNPAY-PhonePOS (biến điện thoại thành máy POS) hay VNPAY-SmartPOS (sử dụng máy POS thông thường để quẹt thẻ), giúp khách hàng và chủ hộ kinh doanh có thêm nhiều lựa chọn linh hoạt.
Với việc ứng dụng thanh toán không tiền mặt, các giao dịch được ghi nhận tức thời, giúp hộ kinh doanh dễ dàng tổng hợp doanh thu, tránh sai sót và không khớp số liệu. Đặc biệt, VNPAY miễn phí đến hết năm 2028 trọn bộ giải pháp nộp thuế số, bao gồm phần mềm bán hàng và kê khai thuế, giải pháp hóa đơn điện tử, dịch vụ truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế.
Song song với đó, phần mềm quản lý bán hàng giúp tổng hợp doanh thu theo từng ngày hoặc từng tháng, hỗ trợ người bán theo dõi tình hình kinh doanh một cách trực quan và chi tiết nhất. Khi cần chuẩn bị hồ sơ kê khai, các dữ liệu này có thể được tra cứu và tổng hợp nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể.
Khi các công cụ thanh toán, quản lý doanh thu và kê khai được tích hợp vào một hệ thống thống nhất, hộ kinh doanh có thể giảm đáng kể thời gian xử lý sổ sách, đồng thời hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình tổng hợp dữ liệu, đảm bảo tuân thủ đúng các quy định mới của Nghị định 68.
