Cục Thuế vừa có những hướng dẫn cụ thể nhằm giúp người bán hàng trực tuyến thực hiện đúng nghĩa vụ hóa đơn điện tử. Theo đó, thời điểm lập hóa đơn trong giao dịch online được xác định căn cứ vào thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc người bán đã nhận được tiền hay chưa.
Sự phát triển nhanh của thương mại điện tử đã mở ra cơ hội kinh doanh cho hàng triệu tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân trên các website, sàn giao dịch, mạng xã hội và nền tảng số. Tuy nhiên, đi cùng với đó là yêu cầu ngày càng cao về tuân thủ pháp luật thuế, đặc biệt là các quy định về hóa đơn điện tử.
Thực tế, không ít người bán vẫn băn khoăn về thời điểm phải xuất hóa đơn, có được gộp nhiều đơn hàng để lập chung một hóa đơn hay không, và sau khi lập hóa đơn cần thực hiện các bước nào. Nếu không nắm chắc, người bán dễ lập hóa đơn sai thời điểm, sai quy trình, thậm chí không đáp ứng yêu cầu quản lý dữ liệu của cơ quan thuế.
Thời điểm lập hóa đơn không chờ lúc thu tiền
Cục Thuế nhấn mạnh, một giao dịch bán hàng trực tuyến phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc thời điểm hoàn thành dịch vụ, chứ không phải khi tiền về tài khoản. Vì vậy, người bán không nên hiểu rằng chỉ sau khi người mua thanh toán thì mới phải xuất hóa đơn. Việc xác định sai thời điểm có thể dẫn đến vi phạm hành chính về thuế.
Điều này cũng có nghĩa, dù khách hàng chưa thanh toán nhưng hàng hóa đã được chuyển giao hoặc dịch vụ đã hoàn thành, người bán vẫn phải lập hóa đơn theo đúng quy định. Ngược lại, nếu chưa giao hàng hoặc chưa hoàn thành dịch vụ thì chưa phát sinh trách nhiệm xuất hóa đơn.
Không được gộp nhiều đơn hàng thành một hóa đơn
Một lưu ý quan trọng khác là người bán không được gộp nhiều giao dịch để lập chung một hóa đơn, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Mỗi giao dịch phát sinh cần được ghi nhận đầy đủ, minh bạch, đảm bảo quyền lợi người mua và phục vụ công tác quản lý thuế.
Quy trình 6 bước lập hóa đơn điện tử
Theo hướng dẫn của Cục Thuế, khi bán hàng trên website, sàn thương mại điện tử hay nền tảng trực tuyến, người bán cần thực hiện quy trình lập hóa đơn điện tử gồm 6 bước sau:
- Phát sinh giao dịch: Giao dịch được xác định khi người mua đặt hàng hoặc việc mua bán phát sinh trên website, sàn thương mại điện tử hoặc các nền tảng trực tuyến.
- Xác định thời điểm lập hóa đơn: Người bán xác định đúng thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành cung cấp dịch vụ. Đây là căn cứ để lập hóa đơn, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
- Lập hóa đơn điện tử: Hóa đơn phải có đầy đủ thông tin theo quy định về người bán, người mua, hàng hóa và giá trị giao dịch.
- Gửi hóa đơn cho người mua: Sau khi lập, người bán phải gửi hoặc cung cấp hóa đơn điện tử để người mua có thể tiếp nhận và tra cứu.
- Chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế: Dữ liệu hóa đơn phải được chuyển đến cơ quan thuế theo phương thức và thời hạn tương ứng với loại hóa đơn đang sử dụng.
- Lưu trữ và xử lý hóa đơn: Người bán có trách nhiệm lưu trữ, đối chiếu dữ liệu và xử lý đúng quy định khi có trường hợp hủy, điều chỉnh hoặc trả lại hàng hóa.
Hóa đơn điện tử - nghĩa vụ và quyền lợi
Cục Thuế nhấn mạnh, trong bối cảnh kinh doanh trên môi trường số ngày càng phát triển, mỗi giao dịch phát sinh đều cần được ghi nhận đầy đủ, minh bạch và đúng quy định. Hóa đơn điện tử vừa là nghĩa vụ của người bán, vừa là căn cứ quan trọng để bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch.
Việc hiểu đúng thời điểm lập hóa đơn và thực hiện đầy đủ quy trình ngay từ khi phát sinh giao dịch sẽ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh hạn chế sai sót, nâng cao tính tuân thủ và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.
Trước xu hướng số hóa quản lý thuế, người bán cần cập nhật thường xuyên các văn bản hướng dẫn mới để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững.
