Trong khuôn khổ sự kiện "InnoEx: The Innovation Insiders #3" diễn ra ngày 22/4 tại Thành phố Hồ Chí Minh, hơn 500 nhà lãnh đạo và chuyên gia đã tham dự để thảo luận về cách doanh nghiệp vận hành hiệu quả và bền vững trong bối cảnh "áp lực kép" từ chi phí vận hành leo thang và biến động kinh tế toàn cầu.
Thực trạng Shadow IT trong doanh nghiệp Việt
Đại diện Trung tâm giải pháp cho doanh nghiệp trên Zalo - Zalo Business Solutions (ZBS) - đã chia sẻ về Shadow IT, một thực trạng phổ biến trong quy trình vận hành của nhiều doanh nghiệp Việt. "Rất nhiều doanh nghiệp chưa vận dụng đúng cách kênh tương tác hàng đầu Việt Nam vào quy trình vận hành chuyên nghiệp", vị đại diện này cho hay.
Zalo hiện là công cụ tương tác phổ biến của hơn 80 triệu người dùng tại Việt Nam. Theo báo cáo của Q&Me, 92% người dùng xác nhận sử dụng ứng dụng cho mục đích công việc, và 51% người dùng ở độ tuổi 30-49 chia sẻ "không thể sống thiếu" Zalo. Tuy nhiên, vai trò của Zalo trong luồng vận hành nội bộ vẫn chưa được khai thác triệt để, khi nhiều doanh nghiệp chưa tích hợp nền tảng này vào quy trình quản trị một cách chính thức.
Việc thiếu sự hợp thức hóa trong quản lý đã dẫn đến hiện tượng Shadow IT - tình trạng nhân viên hoặc phòng ban tự ý sử dụng phần mềm, ứng dụng bên ngoài cho công việc mà không qua phê duyệt của bộ phận CNTT. Nguyên nhân chính là 91% đội ngũ nhân sự ưu tiên hiệu quả vận hành kinh doanh hơn các yếu tố về quy trình tuân thủ bảo mật. Shadow IT có thể gây lãng phí tài chính, rủi ro bảo mật và nguy cơ thất thoát dữ liệu khi có biến động nhân sự.
Giải pháp từ Zalo Business Solutions
Tại sự kiện, đại diện ZBS đề xuất tận dụng những công cụ đã gắn liền với hành vi nhân sự, đồng thời ứng dụng tư duy "orchestration framework" (Khung điều phối vận hành) để chuẩn hóa quy trình tích hợp và đồng bộ các công cụ này. Cách tiếp cận này đảm bảo tính tuân thủ, bảo mật và mang lại hiệu suất vận hành tối ưu cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.
Bà Trang Nguyễn - Trưởng phòng Marketing của ZBS - nhận định: "Đây chính là chiến thuật 'Access what others do better' (tận dụng những gì người khác làm tốt hơn) - một mảnh ghép quan trọng trong công thức thành công mà bà Trương Lý Hoàng Phi – Chủ tịch InnoEx & IBP - đã chia sẻ tại phiên khai mạc sự kiện".
Hai cấp độ tích hợp Zalo vào vận hành
Ứng dụng Zalo vào quy trình vận hành không đòi hỏi thay đổi phức tạp về hạ tầng CNTT hay quy trình đào tạo rắc rối. Doanh nghiệp có thể triển khai theo lộ trình hai cấp độ:
Cấp độ 1: Vận hành cơ bản
Doanh nghiệp tự vận hành và khai thác các tính năng sẵn có trên OA Manager (OAM) để giải quyết các quy trình quy mô nhỏ của một số phòng ban. Mỗi phòng ban có thể thiết lập OA xác thực riêng dưới sự quản lý của trưởng bộ phận, sử dụng nhóm chat GMF cho trao đổi thường nhật và tin nhắn Broadcast để gửi thông tin quan trọng đến toàn bộ đội ngũ.
Cấp độ 2: Tự động hóa nâng cao
Doanh nghiệp tích hợp sâu Zalo OA với hệ thống nội bộ thông qua OpenAPI, cho phép tự động hóa việc gửi tin nhắn hàng loạt, chính xác đến từng cá nhân, tối ưu hóa hiệu suất vận hành và đảm bảo tính kịp thời, chuyên nghiệp của thông tin trong toàn tổ chức.
Nhờ khả năng tích hợp linh hoạt, ZBS đáp ứng mọi kịch bản vận hành, từ truyền thông nội bộ, nhân sự tuyển dụng, quản lý mạng lưới chi nhánh đến hỗ trợ bộ phận IT trong việc tự động hóa cảnh báo hệ thống 24/7.
Thông điệp từ diễn đàn
Số hóa không phải để kiểm soát, mà để trao quyền - thông điệp từ Zalo Business Solutions đã tạo sự đồng cảm mạnh mẽ với hơn 500 nhà lãnh đạo và chuyên gia tham dự. Khi doanh nghiệp tận dụng sự thuận tiện của Zalo trên nền tảng giải pháp chính quy, nhân viên có trải nghiệm làm việc tốt hơn, dữ liệu được bảo vệ và năng suất lao động được giải phóng.
Với mạng lưới hơn 50 đối tác công nghệ đang hợp tác triển khai, ZBS cam kết giúp doanh nghiệp Việt nâng cao hiệu quả vận hành và mở rộng cơ hội tăng trưởng bền vững trong kỷ nguyên số. The Innovation Insiders #3 đã kết thúc, nhưng những lời giải từ Zalo Business Solutions đã mở ra một hành trình mới: biến những tương tác hàng ngày thành "động cơ" thúc đẩy doanh nghiệp bứt phá.
