Giám đốc Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam vừa ký ban hành Quyết định số 366/QĐ-BHXH về quy trình thu BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN); cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (gọi tắt là Quy trình). Quy trình này sẽ có hiệu lực từ tháng 5/2026.
Mục tiêu và nguyên tắc của Quy trình
Quy trình được ban hành nhằm điều chỉnh việc phân cấp, phân quyền đối với tổ chức, cá nhân trong hệ thống BHXH Việt Nam khi thực hiện công tác thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT. Nguyên tắc hoạt động dựa trên “rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ thời gian, rõ kết quả”. Việc tổ chức thực hiện tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức và người tham gia trên cơ sở tự kê khai, tự chịu trách nhiệm.
Trách nhiệm của từng cấp trong hệ thống
BHXH cơ sở
BHXH cơ sở có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị sử dụng lao động, cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT, tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng và người tham gia kê khai, nộp hồ sơ. Cụ thể, đơn vị này thực hiện thu tiền đóng, hoàn trả tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; xác nhận và gộp sổ BHXH; điều chỉnh thông tin người tham gia; cấp lại, đổi thẻ BHYT; trả kết quả thủ tục hành chính. Ngoài ra, BHXH cơ sở tiếp nhận hồ sơ để chuyển BHXH tỉnh giải quyết các trường hợp tính thời gian công tác trước ngày 1/1/1995 hoặc cán bộ xã theo Nghị định số 09/1998/NĐ-CP trước ngày 1/1/1998.
BHXH tỉnh
BHXH tỉnh có nhiệm vụ hướng dẫn, giải quyết hồ sơ thuộc thẩm quyền; tiếp nhận, hỗ trợ xử lý hồ sơ, dữ liệu vướng mắc do BHXH cơ sở đề nghị; báo cáo, kiến nghị BHXH Việt Nam giải quyết nếu vượt thẩm quyền.
BHXH Việt Nam
BHXH Việt Nam thực hiện thu tiền ngân sách trung ương đóng, hỗ trợ đóng BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động và giải quyết hồ sơ trong trường hợp BHXH cơ sở không kịp thời giải quyết.
Đẩy mạnh giao dịch điện tử
Quy trình mới tiếp tục thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số. Người tham gia có thể sử dụng sổ BHXH bản điện tử để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN; sử dụng thẻ BHYT bản điện tử để khám, chữa bệnh và thanh toán chi phí thông qua ứng dụng định danh điện tử quốc gia (VNeID) mức độ 2, ứng dụng VssID hoặc email. Hồ sơ giao dịch điện tử được hệ thống phần mềm xác thực toàn bộ thông tin theo mã số định danh điện tử, bảo đảm khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm, dân cư và cư trú. Nếu hồ sơ đầy đủ, chính xác, hệ thống tự động cập nhật cơ sở dữ liệu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT bản điện tử, xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN đối với trường hợp đăng ký nhận bản điện tử. Thời gian hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hoặc trả lại hồ sơ không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận nếu hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác.
Tăng cường quản lý chậm đóng, trốn đóng
Hệ thống phần mềm sẽ tự động xác định trạng thái đơn vị chậm đóng, trốn đóng dựa trên kết quả đóng tháng trước liền kề, cập nhật trạng thái trên phần mềm quản lý. Đồng thời, hệ thống tự động gửi thông báo kết quả đóng và văn bản đôn đốc đối với đơn vị vi phạm. Người tham gia được cung cấp thông tin trên ứng dụng VssID về kết quả đóng và thời gian chậm đóng của từng đơn vị. Trường hợp chậm đóng, trốn đóng BHYT, đơn vị phải hoàn trả toàn bộ chi phí khám, chữa bệnh trong phạm vi quyền lợi, mức hưởng BHYT mà người lao động đã chi trả trong thời gian chưa có thẻ BHYT. Phòng Kiểm tra thuộc BHXH tỉnh và Ban Kiểm tra thuộc BHXH Việt Nam được giao trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra, xử lý vi phạm.
Đồng bộ dữ liệu, nâng cao hiệu quả quản lý
Quy trình quy định việc cập nhật dữ liệu thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT được thực hiện trên hệ thống phần mềm liên thông toàn ngành. Nhiều nghiệp vụ được tự động hóa như xác thực thông tin, xác định trạng thái chậm đóng, tổng hợp số liệu báo cáo, gửi thông báo, cấp sổ và thẻ điện tử. Trách nhiệm của các đơn vị chuyên môn thuộc BHXH các cấp gồm Quản lý thu và phát triển người tham gia, Kế hoạch - Tài chính, Kiểm tra, Công nghệ thông tin và Chuyển đổi số cùng các đơn vị liên quan được quy định cụ thể, bảo đảm quản lý thống nhất, hiệu quả.
Kết quả năm 2025 và ý nghĩa của Quy trình
Trong năm 2025, toàn hệ thống BHXH Việt Nam đã giải quyết cho 186.119 người hưởng mới lương hưu và trợ cấp BHXH hằng tháng, nâng tổng số người hưởng lên hơn 3,5 triệu người; 1.044.016 người hưởng BHXH một lần, giảm 26,15% so với năm trước; 9.098.537 lượt người hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức. Hệ thống tiếp nhận 759.198 quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp và 14.184 quyết định hỗ trợ học nghề. Số lượt khám chữa bệnh BHYT đạt 195,5 triệu lượt, chi phí đề nghị thanh toán khoảng 161.628 tỷ đồng. Toàn hệ thống tiếp nhận 123,7 triệu hồ sơ thủ tục hành chính, trong đó 113,57 triệu hồ sơ giao dịch điện tử (chiếm 91,81%, tăng 6,2% so với năm 2024). Việc ban hành Quy trình mới góp phần hoàn thiện cơ chế quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN theo hướng công khai, minh bạch, hiện đại; nâng cao hiệu quả phục vụ người dân, doanh nghiệp; đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số và cải cách thủ tục hành chính của ngành BHXH Việt Nam trong giai đoạn mới.
