Khánh Hòa: Doanh nghiệp phải thanh toán không tiền mặt lương từ 5 triệu đồng/lần

Khánh Hòa siết chặt quy định thanh toán không tiền mặt cho tiền lương từ 5 triệu đồng/lần

Mới đây, Cơ quan Thuế tỉnh Khánh Hòa đã có công văn số /KHH-QLDN2 trả lời về vướng mắc của Công ty TNHH Thực phẩm Nhất Nguyên liên quan đến chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trong đó, cơ quan này ghi nhận khó khăn của doanh nghiệp khi áp dụng hình thức thanh toán này cho chi phí tiền lương chi trả cho người lao động là đồng bào dân tộc thiểu số.

Quy định pháp lý rõ ràng về thời hạn áp dụng

Theo Thuế tỉnh Khánh Hòa, Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, Nghị định số 320/2025/NĐ-CP và Thông tư số 20/2026/TT-BTC không có điều khoản quy định hiệu lực về việc sử dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên được áp dụng từ ngày 31/12/2026. Do đó, công ty bắt buộc phải thực hiện quy định này từ ngày 15/12/2025.

Đồng thời, các khoản thanh toán từng lần có giá trị dưới 05 triệu đồng không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Việc thanh toán tiền lương cho người lao động phải được thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng lao động, chi trả đúng đối tượng và có chứng từ chi trả theo đúng quy định.

—

Cảnh báo nghiêm khắc về hành vi né tránh

Cơ quan Thuế nhấn mạnh rằng, nếu qua kiểm tra phát hiện doanh nghiệp cố ý chia nhỏ số lần chi trả nhằm "né tránh" quy định thanh toán không dùng tiền mặt, cơ quan này có quyền xác định lại nghĩa vụ thuế căn cứ vào bản chất giao dịch thực tế. Điều này nhằm đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc thực thi pháp luật thuế.

Thuế tỉnh Khánh Hòa khuyến nghị công ty rà soát tình hình thực tế và nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan để thực hiện đúng quy định. Từ kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025, doanh nghiệp chi trả tiền lương cho người lao động từ 05 triệu đồng/lần trở lên bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

Cơ sở pháp lý và định nghĩa cụ thể

Quy định này được nêu rõ tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành và đã có hướng dẫn cụ thể từ Cục Thuế. Theo điểm c, khoản 1, Điều 9, doanh nghiệp chỉ được tính chi phí vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về hình thức thanh toán.

Cụ thể, mọi khoản thanh toán từng lần từ 05 triệu đồng trở lên, không chỉ giới hạn ở mua hàng hóa hay dịch vụ, mà còn bao gồm các khoản chi trả khác, đều phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng. Đây chính là cơ sở pháp lý để cơ quan thuế áp dụng quy định này đối với tiền lương, tiền công của người lao động.

Thanh toán không dùng tiền mặt được hiểu là việc chi trả thông qua các phương thức hợp pháp như:

• Chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp sang tài khoản người lao động
• Thanh toán qua ngân hàng hoặc tổ chức trung gian thanh toán hợp pháp
• Hình thức thanh toán đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật về thuế GTGT

Ngược lại, trả lương bằng tiền mặt, bằng hiện vật hoặc chi trực tiếp không qua ngân hàng sẽ không đáp ứng điều kiện khấu trừ chi phí nếu số tiền từ 05 triệu đồng/lần trở lên.

Khuyến nghị thực tiễn cho doanh nghiệp

Từ góc độ thực tiễn, cơ quan thuế khuyến nghị doanh nghiệp nên:

1. Chuẩn hóa hình thức trả lương qua tài khoản ngân hàng.
2. Yêu cầu người lao động cung cấp tài khoản cá nhân hợp lệ.
3. Đảm bảo bảng lương, hợp đồng lao động và chứng từ chuyển khoản khớp nhau.
4. Tránh việc chia nhỏ khoản chi trả nhằm né ngưỡng 05 triệu đồng.

Cơ quan Thuế nhấn mạnh việc doanh nghiệp cố tình chia nhỏ chi trả nếu không phản ánh đúng bản chất giao dịch có thể bị cơ quan thuế đánh giá lại khi thanh tra, kiểm tra. Điều này nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật và thúc đẩy minh bạch trong hoạt động kinh doanh.