Hướng dẫn chi tiết xuất hóa đơn khi khách hàng không cung cấp thông tin
Trong một phiên tư vấn trực tiếp gần đây, Thuế Cơ sở 2 Thành phố Cần Thơ đã nhận được câu hỏi từ một hộ kinh doanh: "Tôi bán hàng cho khách lạ, họ không lấy hóa đơn, không cung cấp mã số thuế hay thông tin về tên tuổi. Vậy tôi phải xuất hóa đơn như thế nào cho đúng quy định?" Đây là tình huống phổ biến mà nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ thường gặp phải trong hoạt động hàng ngày.
Quy định cụ thể từ cơ quan thuế
Thuế Cơ sở 2 TP Cần Thơ đã trả lời rõ ràng: Dù khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn, hộ kinh doanh vẫn bắt buộc phải lập hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật. Trên hóa đơn, tại mục "Tên người mua", người bán có thể ghi là: "Khách hàng không lấy hóa đơn" hoặc "Người mua không cung cấp thông tin". Các thông tin khác như mã số thuế, địa chỉ người mua có thể để trống trong trường hợp này.
Việc tuân thủ quy định này giúp các hộ kinh doanh khớp đúng doanh thu giữa sổ sách kế toán và dữ liệu trên hệ thống thuế, tránh nguy cơ bị coi là bỏ ngoài sổ sách dẫn đến rủi ro bị xử phạt về thuế. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng chặt chẽ và minh bạch.
Thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định mới
Theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được quy định cụ thể như sau:
- Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Đối với xuất khẩu hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là khi thu tiền (trừ một số trường hợp đặc biệt như thu tiền đặt cọc cho dịch vụ kế toán, tư vấn thuế, v.v.).
Mức xử phạt nếu không xuất hóa đơn
Nghị định số 310/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 125/2020/NĐ-CP đã quy định rõ mức xử phạt đối với hành vi không lập hóa đơn theo quy định. Cụ thể:
- Vi phạm 1 hóa đơn: Bị cảnh cáo.
- Từ 2 đến 100 hóa đơn: Mức phạt tiền từ 1 đến 50 triệu đồng.
- Bán hàng, cung cấp dịch vụ không lập hóa đơn từ 1 đến 50 hóa đơn: Mức phạt từ 1 đến 50 triệu đồng.
- Không lập hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ từ 50 hóa đơn trở lên: Mức phạt cao nhất lên tới 60 – 80 triệu đồng.
Các quy định này áp dụng cho nhiều trường hợp như hàng hóa, dịch vụ dùng cho khuyến mại, quảng cáo, cho, biếu, tặng, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ hoặc xuất cho vay, mượn, hoàn trả. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hóa đơn để tránh các khoản phạt đáng kể.
Thông tin từ Thuế Cơ sở 2 TP Cần Thơ không chỉ giải đáp thắc mắc cụ thể mà còn cung cấp hướng dẫn thiết thực, giúp hộ kinh doanh nắm rõ trách nhiệm và thực hiện đúng quy định pháp luật, đảm bảo minh bạch trong hoạt động kinh doanh và tránh rủi ro pháp lý.
