Bộ Tài chính làm rõ quy định về chi phí lương tiền mặt trong tính thuế TNDN
Mới đây, Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính đã công bố câu hỏi từ một doanh nghiệp cùng với câu trả lời chi tiết về vấn đề chi trả lương bằng tiền mặt và cách thức tính vào chi phí khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Động thái này nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các quy định pháp luật hiện hành, đặc biệt trong bối cảnh áp dụng các nghị định mới.
Thắc mắc từ doanh nghiệp về chi trả lương tiền mặt
Công ty Cổ phần Xây dựng Tố Uyên đã gửi câu hỏi đến cơ quan thuế, nêu rõ họ đang chi trả tiền lương và tiền công cho người lao động bằng tiền mặt, với mức thu nhập dao động từ 11 đến 22 triệu đồng mỗi người mỗi tháng. Doanh nghiệp này đặt ra hai vấn đề chính cần được hướng dẫn.
Thứ nhất, liệu các khoản chi lương và tiền công trả bằng tiền mặt có được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN hay không, và nếu có hoặc không thì căn cứ vào văn bản pháp luật cụ thể nào. Thứ hai, từ tháng 12 năm 2025, công ty dự kiến trả lương ba lần mỗi tháng bằng tiền mặt, với các khoản cụ thể: lần đầu vào ngày 10 với 4,9 triệu đồng, lần hai vào ngày 20 với 4,9 triệu đồng, và lần ba vào ngày 31 với 11 triệu đồng. Tất cả các khoản chi này đều có đầy đủ chứng từ như bảng lương, bảng chấm công, và phiếu chi. Doanh nghiệp hỏi liệu những khoản chi trả này có được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN không.
Phản hồi chi tiết từ Bộ Tài chính
Bộ Tài chính đã trả lời rằng, dựa trên các quy định pháp luật hiện hành, nếu doanh nghiệp có khoản chi thanh toán tiền lương và tiền công cho người lao động đáp ứng đủ điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP và không thuộc các khoản chi không được trừ theo khoản 8 Điều 10 của cùng nghị định, thì khoản chi này sẽ được xác định là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN trong kỳ.
Đặc biệt, đối với các khoản chi thanh toán tiền lương và tiền công từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên cho người lao động, kể từ ngày Nghị định số 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành vào ngày 15 tháng 12 năm 2025, để được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Việc xác định chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt sẽ tuân theo quy định tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2025 của Chính phủ, quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng.
Trong khi đó, đối với các khoản chi thanh toán tiền lương và tiền công từng lần có giá trị dưới 5 triệu đồng bằng tiền mặt cho người lao động, nếu được thực hiện theo đúng quy chế trả lương của doanh nghiệp và hình thức trả lương phù hợp với quy định của pháp luật về lao động, và có đầy đủ chứng từ theo quy định, thì doanh nghiệp vẫn được tính khoản chi này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Căn cứ pháp lý quan trọng
Bộ Tài chính đã dẫn chiếu đến một số văn bản pháp luật then chốt để làm rõ hơn cho câu trả lời. Khoản 1 Điều 9 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP quy định rằng các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng ba điều kiện: thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đủ hóa đơn và chứng từ theo quy định, và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên.
Về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, Điều 26 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP định nghĩa đây là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định số 52/2024/NĐ-CP, với một số trường hợp đặc thù được quy định chi tiết.
Ngoài ra, điểm a khoản 8 Điều 10 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP liệt kê các khoản chi không được trừ, bao gồm chi tiền lương và tiền công cho người lao động nếu doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán hợp lệ. Điểm b khoản 1 Điều 24 của cùng nghị định nêu rõ quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt sẽ áp dụng từ ngày nghị định có hiệu lực.
Bộ Tài chính cũng nhắc đến các quy định về hình thức và kỳ hạn trả lương trong Bộ luật Lao động năm 2019 và Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, nhấn mạnh rằng việc trả lương phải tuân thủ các thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động, đồng thời phải phù hợp với pháp luật hiện hành.
Ý nghĩa và tác động đối với doanh nghiệp
Phản hồi này của Bộ Tài chính không chỉ giải đáp thắc mắc cụ thể từ Công ty Cổ phần Xây dựng Tố Uyên mà còn cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho cộng đồng doanh nghiệp nói chung. Việc tuân thủ các quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi lớn sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro về thuế và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động tài chính.
Đồng thời, điều này cũng khuyến khích các doanh nghiệp chuyển đổi sang các phương thức thanh toán hiện đại, góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong nền kinh tế. Các doanh nghiệp cần lưu ý cập nhật và áp dụng đúng các quy định mới để tối ưu hóa chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật một cách hiệu quả.
