UBND TP.HCM vừa ban hành kế hoạch triển khai Đề án số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy trên địa bàn thành phố. Theo đó, TP.HCM chi 2.670 tỉ đồng để số hóa hơn 600 triệu trang tài liệu lưu trữ hình thành từ năm 1975 đến ngày 30.6.2025, nhằm đẩy nhanh chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ và xây dựng nền tảng dữ liệu số phục vụ công tác quản lý nhà nước.
Khối lượng tài liệu khổng lồ và lộ trình số hóa
Theo thống kê, tổng khối lượng tài liệu cần số hóa trên địa bàn TP.HCM khoảng 75.370 mét giá tài liệu, tương đương 602.970.000 trang. Trong đó, khoảng 20.460 mét giá tài liệu lưu trữ vĩnh viễn đã và đang được thu nộp về Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố. Phần còn lại, khoảng 54.900 mét giá tài liệu, hiện được bảo quản tại kho lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn.
Hai giai đoạn triển khai với tổng kinh phí 2.670 tỉ đồng
Đề án được triển khai theo 2 giai đoạn. Giai đoạn 2026 - 2030 sẽ số hóa khoảng 54.350 mét giá tài liệu của 159 cơ quan, tổ chức, tương đương gần 435 triệu trang. Tổng kinh phí dự kiến cho giai đoạn này hơn 1.925 tỉ đồng. Trong giai đoạn 2031 - 2035, TP.HCM tiếp tục số hóa khoảng 21.000 mét giá tài liệu của 181 cơ quan, tổ chức, tương đương hơn 168 triệu trang, với tổng kinh phí dự kiến hơn 744 tỉ đồng.
Mục tiêu xây dựng cơ sở dữ liệu số thống nhất
Việc số hóa được thực hiện đồng bộ để từng bước hình thành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số thống nhất, bảo đảm quản lý tập trung, an toàn và thuận tiện trong khai thác. Nguồn dữ liệu này sẽ phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành của chính quyền các cấp, đồng thời đáp ứng nhu cầu tra cứu, sử dụng tài liệu của cơ quan, tổ chức và người dân. Bên cạnh đó, TP.HCM cũng đặt mục tiêu chuẩn hóa toàn bộ quy trình số hóa, từ khâu lựa chọn, chuẩn bị tài liệu, quét số, kiểm tra chất lượng, tạo lập cơ sở dữ liệu đến lưu trữ, khai thác và chia sẻ dữ liệu theo quy định của pháp luật. Quá trình triển khai phải bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực của tài liệu và khả năng kết nối, sử dụng lâu dài.
Yêu cầu đẩy nhanh tiến độ và đầu tư hạ tầng
UBND TP.HCM yêu cầu các cơ quan, đơn vị đẩy nhanh tiến độ thực hiện, phấn đấu hoàn thành số hóa 100% tài liệu lưu trữ của 3 năm gần nhất. Thành phố cũng sẽ rà soát, nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin, đầu tư trang thiết bị chuyên dụng phục vụ công tác số hóa, lưu trữ và khai thác dữ liệu số. Đây là một bước tiến quan trọng trong chiến lược chuyển đổi số của TP.HCM, góp phần hiện đại hóa công tác quản lý nhà nước và nâng cao hiệu quả phục vụ người dân.
