Hà Nội đang triển khai hệ thống gửi nhận văn bản điện tử giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước, kỳ vọng tiết kiệm khoảng 87,5 tỷ đồng mỗi năm và giảm hàng chục triệu giờ lao động xã hội.
Hàng triệu văn bản vẫn xử lý theo cách truyền thống
Mỗi năm, các cơ quan nhà nước của Hà Nội và cộng đồng doanh nghiệp trên địa bàn phát sinh hàng chục triệu văn bản trao đổi liên quan đến hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh và giải quyết thủ tục hành chính. Tuy nhiên, một phần đáng kể trong số này vẫn đang được xử lý theo phương thức truyền thống, phụ thuộc vào hồ sơ giấy, in ấn và chuyển phát. Điều này đang làm phát sinh chi phí lớn về thời gian, nhân lực và ngân sách.
Hà Nội hiện có khoảng 370.000 doanh nghiệp và hơn 390.000 tổ chức ngoài khu vực doanh nghiệp đang hoạt động. Mỗi ngày, các đơn vị này phát sinh khối lượng lớn văn bản trao đổi với cơ quan quản lý nhà nước trên nhiều lĩnh vực như đầu tư, xây dựng, giáo dục, y tế, lao động, môi trường hay đất đai.
Theo thống kê, mỗi năm các cơ quan thuộc Hà Nội phát hành khoảng 5 triệu văn bản đến các tổ chức, doanh nghiệp. Ở chiều ngược lại, khu vực doanh nghiệp và tổ chức gửi tới các cơ quan nhà nước khoảng 20 triệu văn bản. Dù quá trình chuyển đổi số đã được đẩy mạnh trong nhiều năm qua, vẫn còn khoảng 7 triệu văn bản được xử lý hoàn toàn dưới dạng giấy và chưa áp dụng chữ ký số.
Việc duy trì quy trình giấy tờ khiến các cơ quan, doanh nghiệp phải thực hiện nhiều công đoạn như in ấn, ký đóng dấu, chuyển phát, tiếp nhận, số hóa và lưu trữ. Những khâu này không chỉ tiêu tốn nguồn lực mà còn kéo dài thời gian xử lý công việc.
Theo đánh giá của đơn vị xây dựng đề án, cùng một quy trình xử lý, văn bản điện tử chỉ mất khoảng 10-15 phút, trong khi văn bản giấy cần từ 50-60 phút để hoàn thành các bước liên quan. Với khoảng 7 triệu văn bản giấy mỗi năm, số lượng giấy sử dụng được ước tính lên tới gần 35 triệu trang, nếu tính trung bình mỗi văn bản gồm 5 trang.
Kỳ vọng tiết kiệm 87,5 tỷ đồng mỗi năm
Trước thực trạng này, Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội đã nghiên cứu, xây dựng Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử giữa tổ chức, doanh nghiệp với các cơ quan nhà nước trên địa bàn thành phố. Thông qua hệ thống này, doanh nghiệp có thể đăng ký tài khoản, xác thực bằng chữ ký số, gửi văn bản điện tử trực tiếp tới cơ quan nhà nước và nhận phản hồi trên môi trường số. Ở chiều ngược lại, các cơ quan quản lý cũng có thể phát hành văn bản, gửi thông báo hoặc trả lời doanh nghiệp thông qua cùng một nền tảng.
Theo tính toán của đơn vị xây dựng đề án, việc chuyển đổi sang môi trường điện tử có thể giúp loại bỏ phần lớn chi phí in ấn, sao lưu, lưu trữ hồ sơ giấy và chi phí chuyển phát. Với giả định chi phí giấy in khoảng 500 đồng mỗi trang và phí chuyển phát trung bình 10.000 đồng cho mỗi văn bản, tổng chi phí phát sinh từ việc xử lý văn bản giấy hiện được ước tính khoảng 87,5 tỷ đồng mỗi năm. Khoản chi này bao gồm chi phí của cả khu vực nhà nước và khu vực doanh nghiệp trong quá trình in ấn, vận chuyển và xử lý hồ sơ.
Ngoài hiệu quả về tài chính, hệ thống còn được kỳ vọng giúp giảm đáng kể thời gian lao động dành cho các công việc hành chính. Thời gian trung bình để xử lý và luân chuyển một văn bản giấy hiện nay khoảng 4 giờ, bao gồm các bước in ấn, ký duyệt, sao lưu, chuyển phát và tiếp nhận. Với khối lượng văn bản lớn phát sinh hằng năm, tổng thời gian lao động xã hội dành cho các hoạt động này được ước tính khoảng 28 triệu giờ.
Hướng tới môi trường giao dịch không giấy tờ
Hệ thống mới cho phép các tổ chức, doanh nghiệp gửi nhận văn bản 24/7 trên môi trường số, không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý hay thời gian làm việc hành chính. Văn bản được ký số, gửi trực tuyến và theo dõi trạng thái xử lý theo thời gian thực. Các đơn vị có thể tra cứu, tìm kiếm và lưu trữ hồ sơ điện tử thay cho phương thức lưu kho hồ sơ giấy truyền thống.
Theo Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội, việc triển khai hệ thống còn giúp tăng khả năng kiểm soát quá trình tiếp nhận, xử lý và phản hồi văn bản. Toàn bộ vòng đời của văn bản được số hóa, góp phần giảm nguy cơ thất lạc, gửi nhầm địa chỉ hoặc sai sót trong quá trình lưu trữ. Hệ thống cũng áp dụng các cơ chế xác thực bằng chữ ký số, phân quyền truy cập và mã hóa dữ liệu nhằm bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử.
Bên cạnh mục tiêu tiết kiệm chi phí và thời gian, Hà Nội kỳ vọng việc hình thành kênh giao dịch điện tử thống nhất giữa cơ quan nhà nước và doanh nghiệp sẽ góp phần thay đổi thói quen làm việc, thúc đẩy sử dụng hồ sơ điện tử và tạo nền tảng cho quá trình chuyển đổi số trong khu vực công cũng như cộng đồng doanh nghiệp. Đại diện Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội cho biết hệ thống được xây dựng theo hướng dùng chung, kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý văn bản của thành phố, tạo môi trường giao dịch điện tử thống nhất giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước. Trong giai đoạn tiếp theo, nền tảng có thể tiếp tục mở rộng kết nối với các hệ thống số khác phục vụ công tác quản lý, điều hành và cung cấp dịch vụ công.
