Cục Thuế (Bộ Tài chính) vừa cho phép hộ kinh doanh lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán dưới dạng điện tử hoặc bản giấy, không bắt buộc phải ghi chép thủ công trên sổ giấy. Tuy nhiên, hộ kinh doanh vẫn phải lập sổ kế toán để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phục vụ kê khai thuế và giải trình khi cơ quan quản lý yêu cầu. Quy định mới chỉ thay đổi phương thức lưu trữ, không thay đổi nghĩa vụ thực hiện chế độ kế toán của hộ kinh doanh.
Lợi ích từ việc bỏ sổ giấy
So với sổ giấy, lưu trữ điện tử giúp giảm đáng kể việc ghi chép thủ công, in ấn và lưu trữ hồ sơ, đồng thời thuận tiện hơn trong việc tra cứu, sao lưu và xuất trình dữ liệu khi cần. Tuy nhiên, lợi ích về thủ tục không đồng nghĩa chi phí tuân thủ sẽ giảm tương ứng, bởi nhiều hộ kinh doanh vẫn phải đầu tư phần mềm, thiết bị hoặc thuê dịch vụ kế toán để đáp ứng quy định hiện hành.
Là chủ một hộ kinh doanh ngành hàng tiêu dùng tại TP.HCM, bà Nguyễn Thái Linh cho biết rất ủng hộ quy định mới bởi giảm áp lực phải ghi sổ bằng tay lâu nay. Thực tế, toàn bộ dữ liệu bán hàng, hóa đơn và doanh thu của hộ kinh doanh hiện được lưu trên hệ thống điện tử nên việc tiếp tục ghi chép thủ công chỉ làm tăng gánh nặng hành chính. "Dữ liệu đều có trên máy, nếu bỏ được khâu ghi tay thì tiết kiệm rất nhiều thời gian. Lâu nay tôi mua vào có hóa đơn, bán ra có hóa đơn hết, nhưng lại phải lọ mọ chép tay thêm quyển sổ, khổ nhất là phải ghi lại số hóa đơn chứng từ bằng tay, ghi sai cũng không biết", bà Linh nói.
Vướng mắc về hóa đơn đầu vào
Dù vậy, bà Linh đề xuất cho phép hộ kinh doanh được lựa chọn nộp thuế theo doanh thu hoặc theo phương pháp kê khai. Bởi thực tế nhiều khoản mua hàng từ các hộ có doanh thu dưới 1 tỉ đồng/năm không có hóa đơn và hộ kinh doanh thuộc nhóm 3 không có chứng từ nên không được khấu trừ khi kê khai đóng thuế.
"Các khoản mua đều thanh toán qua chuyển khoản, dữ liệu chuyển tiền là có, nhưng do mua từ hộ kinh doanh nhóm 1 nên không có hóa đơn. Tôi từng gửi mẫu giấy cam kết để bên bán xác nhận có giao dịch nhằm hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn của cán bộ thuế, nhưng nhiều hộ không đồng ý ký. Tổng số tiền này cũng lên hàng chục triệu đồng. Trong khi đó, cơ quan thuế yêu cầu phải có xác nhận của bên bán mới công nhận. Thực sự là quá khổ", bà Linh than.
Đồng quan điểm, ông Nguyễn Thành Đạt, hộ kinh doanh thiết bị nước điện tại TP.HCM, cũng "thở phào nhẹ nhõm" khi "dẹp" được mấy quyển sổ "căng mắt để ghi tay" hằng ngày. Theo ông, nhìn tổng thể, hộ kinh doanh sẽ đỡ vất vả về thao tác nhưng chi phí tuân thủ vẫn có thể tăng, đặc biệt với những hộ trước đây chỉ ghi chép rất đơn giản hoặc gần như không thực hiện đầy đủ chế độ kế toán. Các khoản chi phí đầu tư như sử dụng phần mềm kế toán hoặc phần mềm bán hàng có tích hợp kế toán, thuê dịch vụ kế toán, đầu tư thiết bị và lưu trữ dữ liệu trên máy tính… vẫn phải tốn kém.
"Vấn đề chúng tôi mong muốn là cơ quan điều hành tìm giải pháp cho trường hợp mua hàng không lấy được hóa đơn. Tại cửa hàng của tôi, doanh thu trên 5 tỉ đồng/năm, nhưng rất nhiều chi phí đầu vào phục vụ kinh doanh không lấy được hóa đơn vì mua từ hộ kinh doanh thuộc nhóm 1. Nếu kê khai đóng thuế, lại không được công nhận khoản này sẽ rất vô lý và hộ kinh doanh như chúng tôi thấy thiệt thòi vô cùng", ông Đạt nói.
Chuyên gia đề xuất hướng dẫn chi tiết
Đánh giá quy định cho phép lưu trữ sổ kế toán dưới dạng điện tử là phù hợp với xu hướng chuyển đổi số, ông Lê Văn Tuấn, Giám đốc Công ty TNHH Kế toán thuế Keytas, nói nếu hộ kinh doanh sử dụng phần mềm bán hàng thì phần lớn quy trình kế toán có thể được tự động hóa. Phần mềm bán hàng hiện nay có thể tự động tạo dữ liệu hóa đơn điện tử, tổng hợp doanh thu và lập các mẫu sổ kế toán theo quy định. Nhờ đó, hộ kinh doanh không còn phải ghi sổ thủ công, dữ liệu được lưu trữ tập trung trên hệ thống và có thể xuất trình ngay khi cơ quan quản lý yêu cầu.
"Ví dụ với một nhà hàng, hộ kinh doanh chỉ cần thiết lập danh mục món ăn và giá bán trên phần mềm trong khoảng một buổi đến một ngày. Sau đó, nhân viên gọi món trên thiết bị di động, phần mềm sẽ tự động ghi nhận doanh thu, xuất hóa đơn điện tử và cập nhật sổ kế toán. Vì thế, đề xuất của cơ quan thuế về việc có thể bỏ ghi chép tay sẽ giúp hộ kinh doanh tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí in ấn và lưu trữ hồ sơ giấy. Tuy nhiên, phải tiếp tục giảm chi phí tuân thủ cho hộ kinh doanh", ông Tuấn khuyến nghị.
Chuyên gia thuế, Th.S Đinh Thị Huyền - Giám đốc Công ty CP tư vấn thuế Savitax - cũng cho rằng việc cho phép lưu trữ điện tử tạo sự linh hoạt và phù hợp với điều kiện của từng hộ kinh doanh. Nếu sử dụng các phần mềm bán hàng có chức năng xuất hóa đơn điện tử theo quy định áp dụng đối với từng nhóm hộ kinh doanh, người kinh doanh cũng có thể bổ sung các phân hệ quản lý thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc hàng tồn kho để hoàn thiện hệ thống sổ sách. Đối với các hộ kinh doanh thuộc nhóm 1 và nhóm 2 chưa sử dụng phần mềm, hoàn toàn có thể ghi chép và lưu trữ bằng file Excel. Cách làm này giúp thao tác nhanh hơn, giảm sai sót và thuận tiện trong việc lưu trữ, tra cứu dữ liệu.
"Nếu hộ kinh doanh có thể tự ghi chép bằng file Excel hoặc phần mềm thì hoàn toàn có thể chủ động lựa chọn. Nhiều hộ có con cái hỗ trợ sử dụng công nghệ thì việc ghi chép điện tử sẽ nhanh hơn, thậm chí có thể hỗ trợ từ xa", bà Huyền nói.
Đề xuất tích hợp dữ liệu thanh toán
Các chuyên gia đồng quan điểm việc cho phép lưu trữ sổ kế toán điện tử mới chỉ là bước đầu trong quá trình số hóa hoạt động của hộ kinh doanh. Để chính sách thực sự giúp giảm chi phí tuân thủ, Bộ Tài chính cần sớm ban hành hướng dẫn thống nhất về lưu trữ dữ liệu điện tử, đồng thời đẩy mạnh kết nối giữa hóa đơn điện tử, thanh toán và sổ kế toán nhằm giảm tối đa thủ tục phát sinh.
Cơ quan quản lý nên nghiên cứu cơ chế tích hợp dữ liệu thanh toán và hóa đơn điện tử thông qua một mã QR thống nhất. Khi khách hàng thanh toán, hệ thống sẽ đồng thời ghi nhận dòng tiền, phát hành hóa đơn điện tử và tự động hình thành dữ liệu kế toán. Bên cạnh đó, nhà nước có thể nghiên cứu các chính sách ưu đãi đối với thanh toán không dùng tiền mặt nhằm khuyến khích minh bạch doanh thu và giảm thủ tục hành chính.
