Ủy quyền quyết toán thuế TNCN: Người lao động vẫn có quyền được hoàn thuế khi nộp thừa
Việc ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho doanh nghiệp đang trở thành lựa chọn ngày càng phổ biến trong cộng đồng người lao động, nhờ vào sự tiện lợi và tiết kiệm thời gian, công sức. Tuy nhiên, không ít cá nhân vẫn còn băn khoăn, lo lắng về một vấn đề then chốt: khi đã giao toàn bộ việc quyết toán cho công ty, liệu mình còn quyền được hoàn thuế nếu nộp thừa hay không, và khoản tiền đó sẽ được xử lý theo cách thức nào?
Bản chất của ủy quyền quyết toán thuế và quy định pháp lý
Ủy quyền quyết toán thuế là hành vi pháp lý mà một cá nhân hoặc tổ chức (người ủy quyền) chuyển giao quyền thực hiện các thủ tục liên quan đến việc quyết toán thuế cho một cá nhân hoặc tổ chức khác (người được ủy quyền). Quyết toán thuế thường được tiến hành để xác định nghĩa vụ thuế của một cá nhân hoặc tổ chức đối với cơ quan thuế trong một kỳ tính thuế cụ thể.
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013, đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện thay, thì việc hoàn thuế của cá nhân sẽ được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó. Cụ thể, tổ chức, cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân. Sau khi bù trừ, nếu còn số thuế nộp thừa, số tiền này sẽ được bù trừ vào kỳ sau hoặc hoàn thuế nếu có đề nghị hoàn trả từ phía cá nhân.
Như vậy, căn cứ vào quy định nêu trên, trường hợp ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho công ty và có số tiền đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp, hoặc đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế, thì đây được xem là trường hợp nộp thừa số thuế TNCN. Người lao động hoàn toàn có quyền được hoàn lại khoản tiền này.
Hướng dẫn chi tiết quy trình hoàn thuế TNCN tự động
Cục Thuế đã ban hành Công văn 1296/CT-NVT năm 2026 hướng dẫn quyết toán thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công, trong đó nhấn mạnh đến việc sử dụng các tính năng hỗ trợ hoàn thuế TNCN tự động. Dựa trên dữ liệu thu nhập và số thuế đã khấu trừ do đơn vị trả thu nhập kê khai, hệ thống công nghệ thông tin ngành Thuế sẽ tự động tạo tờ khai quyết toán thuế có đề nghị hoàn nếu người nộp thuế có số thuế nộp thừa theo dữ liệu tổng hợp.
Để thực hiện hoàn thuế tự động thông qua tờ khai gợi ý, người nộp thuế chỉ cần thực hiện hai bước đơn giản sau:
- Bước 1: Truy cập và kiểm tra thông tin
- Người nộp thuế đăng nhập ứng dụng eTax Mobile hoặc Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính Cục Thuế - Bộ Tài chính.
- Truy cập chức năng “Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN”.
- Kiểm tra toàn bộ thông tin do hệ thống tự động điền sẵn, bao gồm tổng thu nhập, số thuế đã khấu trừ và số tiền đề nghị hoàn.
- Đối chiếu với thông tin thực tế của bản thân để đảm bảo tính chính xác.
- Bước 2: Xác nhận hoặc điều chỉnh thông tin
- Trường hợp thông tin phù hợp, người nộp thuế xác nhận, đính kèm hồ sơ và gửi hồ sơ điện tử trực tiếp trên hệ thống.
- Trường hợp có chênh lệch, người nộp thuế thực hiện chỉnh sửa theo thực tế và bổ sung tài liệu chứng minh trước khi gửi hồ sơ.
Ngay sau khi hồ sơ được gửi thành công, hệ thống sẽ phát hành thông báo tiếp nhận và chuyển sang bước kiểm tra điều kiện để xử lý hoàn thuế tự động, đảm bảo tính nhanh chóng và minh bạch.
Những lưu ý quan trọng để hồ sơ hoàn thuế được xử lý tự động
Để hồ sơ hoàn thuế được hệ thống xử lý tự động một cách suôn sẻ, người nộp thuế cần chủ động thực hiện một số nội dung sau:
- Rà soát và cập nhật thông tin định danh cá nhân như họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân, thông tin đăng ký người phụ thuộc, đảm bảo trùng khớp với dữ liệu tại Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư của Bộ Công an.
- Kiểm tra kỹ thông tin trên tờ khai quyết toán trước khi xác nhận gửi hồ sơ, đặc biệt chú ý đến tổng thu nhập, các khoản giảm trừ, số thuế đã khấu trừ, chứng từ khấu trừ thuế TNCN và số tiền đề nghị hoàn.
- Rà soát tình hình quyết toán thuế TNCN các năm trước (nếu có) để làm cơ sở cho việc bù trừ số thuế nộp thừa, đề nghị hoàn hoặc nộp số thuế còn phải nộp theo quy định. Trường hợp cá nhân thuộc diện phải trực tiếp quyết toán có phát sinh số thuế phải nộp nhưng chưa hoàn thành, cần thực hiện nghĩa vụ đầy đủ với Ngân sách Nhà nước trước khi đề nghị hoàn thuế của năm hiện tại.
- Cập nhật và xác thực chính xác tài khoản ngân hàng trên ứng dụng eTax Mobile hoặc Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính Cục Thuế trước khi gửi hồ sơ đề nghị hoàn. Tài khoản cần được liên kết hợp lệ, không sử dụng tài khoản mở tại các công ty chứng khoán, quỹ tín dụng nhân dân để nhận tiền hoàn thuế đúng đối tượng và kịp thời.
- Kê khai trung thực, đúng thực tế phát sinh, không điều chỉnh tăng số tiền đề nghị hoàn khi không có căn cứ xác đáng.
Một điểm đáng chú ý là người nộp thuế nên thực hiện quyết toán thuế và đề nghị hoàn thuế sau thời điểm tổ chức trả thu nhập đã nộp quyết toán thuế TNCN theo quy định. Điều này giúp hệ thống có đầy đủ dữ liệu để xác định hồ sơ đề nghị hoàn đủ điều kiện xử lý tự động nhanh chóng, chính xác. Đồng thời, trường hợp hồ sơ đề nghị hoàn thuế TNCN nếu nộp chậm thì không thuộc diện xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 9 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP. Do đó, người nộp thuế có thể nộp hồ sơ đề nghị hoàn phù hợp trong năm, tránh nộp vào giai đoạn cao điểm quyết toán tập trung vào tháng 4, tháng 5, để được giải quyết hoàn thuế nhanh chóng, kịp thời, không bị quá tải hệ thống ứng dụng.
Theo Phạm Trang
