Doanh nghiệp thắc mắc chi trả lương bằng tiền mặt có được tính chi phí hợp lý?
Hiện nay, vẫn còn nhiều doanh nghiệp băn khoăn về việc chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động bằng tiền mặt hay thông qua tài khoản ngân hàng. Một trong những câu hỏi điển hình được gửi đến Cục Thuế thuộc Bộ Tài chính là từ Công ty CP Xây dựng Tố Uyên tại Lào Cai. Công ty này đề nghị được hướng dẫn chính sách cụ thể liên quan đến chi trả lương.
Chi tiết thắc mắc từ doanh nghiệp
Công ty CP Xây dựng Tố Uyên cho biết họ chi trả lương bằng tiền mặt, với thu nhập của người lao động dao động từ 11 triệu đồng đến 22 triệu đồng mỗi tháng, tùy theo từng cá nhân và vị trí công tác. Doanh nghiệp đặt ra câu hỏi: Liệu số tiền chi trả bằng tiền mặt này có được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp hay không? Nếu có, quy định nằm ở đâu? Và nếu không, thì căn cứ pháp lý nào áp dụng?
Đồng thời, từ tháng 12 năm 2025, công ty thực hiện chi trả lương theo hình thức ba lần mỗi tháng:
- Lần 1 vào ngày mùng 10 hàng tháng: 4,99 triệu đồng bằng tiền mặt, có phiếu chi tiền mặt.
- Lần 2 vào ngày 20 hàng tháng: 4,99 triệu đồng bằng tiền mặt, có phiếu chi tiền mặt.
- Lần 3 vào ngày 31 hàng tháng: 11 triệu đồng bằng tiền mặt, có phiếu chi tiền mặt.
Doanh nghiệp muốn biết liệu tổng số tiền của cả ba đợt chi trên có được coi là chi phí hợp lý không. Việc chi trả này được thực hiện dựa trên thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người lao động, với đầy đủ chứng từ như bảng thanh toán lương, bảng chấm công, và phiếu chi lương.
Phản hồi từ Bộ Tài chính
Trả lời vấn đề này, Bộ Tài chính đã trích dẫn quy định tại Điều 9 của Nghị định số 320/2025, hướng dẫn chi tiết thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp. Theo đó, các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên.
Bộ Tài chính cũng nhắc đến Điều 97 của Bộ luật Lao động năm 2019 về hình thức trả lương. Căn cứ vào các quy định này, cơ quan này khẳng định: Đối với khoản chi trả tiền lương, tiền công từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên cho người lao động, kể từ khi Nghị định 320/2025 có hiệu lực vào ngày 15.12.2025, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ.
Ngược lại, đối với các khoản chi tiền lương, tiền công từng lần có giá trị dưới 5 triệu đồng bằng tiền mặt, nếu doanh nghiệp tuân thủ đúng quy chế trả lương và có đủ chứng từ theo quy định, thì vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Ví dụ thực tế từ Khánh Hòa
Trước đó, Cơ quan Thuế tỉnh Khánh Hòa cũng đã giải đáp thắc mắc tương tự cho Công ty TNHH Thực phẩm Nhất Nguyên, liên quan đến việc thanh toán không dùng tiền mặt đối với chi phí tiền lương chi trả cho người lao động là đồng bào dân tộc thiểu số. Cơ quan thuế khẳng định: Mọi khoản chi từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, bao gồm tiền lương, tiền công trả cho người lao động, tiền thuê nhà, thuê xe và các khoản chi khác liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, đều phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được tính là chi phí được trừ.
Đồng thời, theo quy định, các khoản thanh toán từng lần có giá trị dưới 5 triệu đồng không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không tiền mặt, tức là doanh nghiệp có thể thanh toán bằng tiền mặt. Tuy nhiên, việc thanh toán tiền lương phải được thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng lao động và có chứng từ đúng quy định.
Cơ quan thuế cũng cảnh báo: Nếu qua kiểm tra phát hiện doanh nghiệp cố ý chia nhỏ số lần chi trả nhằm né tránh quy định thanh toán không dùng tiền mặt, thì họ có quyền xác định lại nghĩa vụ thuế dựa trên bản chất giao dịch thực tế.
