Bộ Tài chính làm rõ quy định về thanh toán chi hộ trên 5 triệu đồng
Bộ Tài chính vừa chính thức trả lời thắc mắc của độc giả liên quan đến việc ủy quyền cho nhân viên chi hộ các khoản phí phát sinh tại dự án, đặc biệt là khoản chi thuê xe trong ngày vượt quá 5 triệu đồng. Trường hợp cụ thể được nêu ra là thanh toán trực tiếp qua tài khoản cá nhân của tài xế thay vì chuyển vào tài khoản công ty của bên bán, khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn về tính hợp lệ.
Quy định chi tiết từ Nghị định 181/2025/NĐ-CP
Theo Bộ Tài chính, để giải quyết vấn đề này, cần tham khảo điểm i khoản 2 Điều 26 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP ngày 01/7/2025. Quy định này nêu rõ: "Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng được ủy quyền cho cá nhân là người lao động của cơ sở kinh doanh thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của cơ sở kinh doanh, sau đó cơ sở kinh doanh thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt thì được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào."
Điều này có nghĩa là, nếu doanh nghiệp tuân thủ đúng các điều kiện về thanh toán không dùng tiền mặt và có quy chế nội bộ phù hợp, khoản chi hộ trên 5 triệu đồng vẫn có thể được coi là hợp lệ. Bộ Tài chính khuyến nghị độc giả nghiên cứu kỹ các quy định để thực hiện chính xác, tránh rủi ro pháp lý.
Bối cảnh và các văn bản liên quan
Trước đó, Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, phí và lệ phí thuộc Bộ Tài chính cho biết đã nhận được nhiều văn bản đề nghị hướng dẫn về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Các công văn tiêu biểu bao gồm:
- Công văn số 261225.002/CV-ESA ngày 26/12/2025 của Công ty TNHH Kiểm toán ES.
- Thư hỏi ngày 02/01/2026 của ông Nguyễn Văn Cường.
- Công văn số 27/LNTH-KT ngày 14/01/2026 của Công ty TNHH MTV LN Trầm Hương.
- Công văn số 260116.03/VBDN-NTL ngày 16/01/2026 của Công ty Luật TNHH Nghiệp Thành.
Những thắc mắc này phản ánh nhu cầu cấp thiết của doanh nghiệp trong việc áp dụng đúng quy định pháp luật, đặc biệt liên quan đến Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 và Nghị định số 320/2025/NĐ-CP.
Điều kiện để khoản chi được trừ khi tính thuế
Theo điểm c khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp được trừ các khoản chi nếu đáp ứng đủ điều kiện, trong đó bao gồm việc có đủ hóa đơn và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp đặc thù. Nghị định số 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 bổ sung chi tiết hơn:
- Khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Phải có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật.
- Đối với các giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên, bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP định nghĩa chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán theo quy định của Nghị định số 52/2024/NĐ-CP, loại trừ trường hợp nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán.
Áp dụng cho khoản chi lương và công
Bộ Tài chính cũng nhấn mạnh rằng, đối với khoản chi thanh toán tiền lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên kể từ ngày 15/12/2025 (khi Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP để được tính vào chi phí được trừ. Nếu không đáp ứng điều này, khoản chi có thể bị xếp vào nhóm không được trừ theo điểm a khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
Tóm lại, Bộ Tài chính khẳng định việc thanh toán chi hộ trên 5 triệu đồng có thể hợp lệ nếu tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về chứng từ không dùng tiền mặt và quy chế nội bộ. Các doanh nghiệp cần chủ động nắm bắt và áp dụng để tránh sai sót trong kê khai thuế.
