Nhiều doanh nghiệp băn khoăn: “Không có hóa đơn thì khoản chi thuê xe từ cá nhân không đăng ký kinh doanh có được tính vào chi phí hợp lệ không?”. Chính suy nghĩ phải có hóa đơn mới được hạch toán đã khiến không ít doanh nghiệp bỏ qua khoản chi này hoặc tìm cách “hợp thức hóa” hóa đơn để tránh rủi ro về thuế. Tuy nhiên, thực tế không hoàn toàn như vậy.
Pháp luật không bắt buộc cá nhân xuất hóa đơn
Hiện nay, pháp luật thuế không quy định bắt buộc cá nhân không kinh doanh phải xuất hóa đơn thì doanh nghiệp mới được tính chi phí thuê tài sản. Theo Khoản 2.5 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân, hồ sơ xác định chi phí được trừ bao gồm hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê. Nếu doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì bổ sung thêm chứng từ nộp thuế thay. Như vậy, về nguyên tắc, doanh nghiệp vẫn có thể tính chi phí thuê xe của cá nhân dù không có hóa đơn, miễn là giao dịch thực tế và có đủ hồ sơ chứng minh.
Hiểu sai về hồ sơ thuê xe
Nhiều doanh nghiệp lại hiểu sai vấn đề, cho rằng chỉ cần ký hợp đồng thuê xe và chuyển khoản đầy đủ là đã “an toàn” khi quyết toán thuế. Thực tế, khi cơ quan thuế kiểm tra, họ quan tâm không chỉ bộ hồ sơ trên giấy, mà còn bản chất thực tế của giao dịch. Cơ quan thuế sẽ xem xét chiếc xe có thực sự phục vụ hoạt động kinh doanh hay chỉ là khoản chi dựng lên để hợp thức chi phí. Đây là lý do khiến nhiều doanh nghiệp bị xuất toán chi phí thuê xe.
Ví dụ, doanh nghiệp thuê xe của giám đốc với giá 25 triệu đồng mỗi tháng. Hồ sơ ban đầu có hợp đồng, chứng từ chuyển khoản, giấy đăng ký xe. Nhưng nếu doanh nghiệp không có tài liệu thể hiện xe phục vụ công việc như lịch điều xe, kế hoạch công tác, hồ sơ gặp khách hàng hoặc nhật trình sử dụng thực tế, cơ quan thuế có thể nghi ngờ xe chủ yếu phục vụ mục đích cá nhân. Khi doanh nghiệp không chứng minh được mối liên hệ giữa khoản chi với hoạt động tạo doanh thu, khoản chi đó dễ bị loại khi quyết toán thuế.
Điều kiện cốt lõi để chi phí hợp lệ
Nhiều doanh nghiệp tập trung vào việc có hóa đơn hay không, nhưng quên rằng điều kiện cốt lõi để khoản chi được tính vào chi phí hợp lệ là khoản chi đó phải phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Điều này được quy định tại Mục a, b Khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: khoản chi được trừ phải là chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp. Vì vậy, một bộ hồ sơ “đẹp” chưa đủ nếu doanh nghiệp không chứng minh được tính hợp lý của giao dịch. Đặc biệt với các trường hợp thuê xe của giám đốc, cổ đông hoặc người có liên quan, cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ hơn do đây là nhóm giao dịch có rủi ro cao về hợp thức chi phí.
Lưu ý về hình thức thanh toán
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý về hình thức thanh toán. Đối với các khoản chi phải thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định, nếu thanh toán bằng tiền mặt thì vẫn có nguy cơ bị loại chi phí dù giao dịch có thật.
Giảm rủi ro khi quyết toán thuế
Để giảm rủi ro khi quyết toán thuế, ngoài hợp đồng thuê xe và chứng từ thanh toán, nhiều doanh nghiệp chuẩn bị thêm tài liệu thể hiện quá trình sử dụng xe phục vụ kinh doanh như lịch điều xe, kế hoạch công tác, hồ sơ khách hàng hoặc nhật trình sử dụng xe thực tế. Đây không phải yêu cầu bắt buộc trong luật, nhưng là tài liệu có giá trị lớn khi giải trình với cơ quan thuế.
Cuối cùng, điều nhiều doanh nghiệp nhận ra khi quyết toán thuế là vấn đề không nằm ở việc có hóa đơn hay không, mà là doanh nghiệp có chứng minh được giao dịch thật và khoản chi thực sự phục vụ hoạt động kinh doanh hay không.
