Cảnh báo đỏ từ việc dùng ổ sách kép: Doanh nghiệp đối mặt rủi ro pháp lý nghiêm trọng
Ngày 6 tháng 4, Công an thành phố Hà Nội đã chính thức khởi tố ông Vũ Minh Châu – nhà sáng lập và chủ sở hữu thương hiệu vàng nổi tiếng Bảo Tín Minh Châu, cùng với con trai là Vũ Minh Tú, hiện đang giữ chức Trưởng ban trợ lý độc lập, và hai nhân viên kế toán nữ. Tất cả đều bị truy tố về tội Vi phạm quy định về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng, một động thái mạnh mẽ từ cơ quan chức năng trong cuộc chiến chống gian lận thuế.
Hệ thống phần mềm song song và hành vi xóa dữ liệu
Theo thông tin từ dữ liệu điều tra ban đầu, doanh nghiệp này đã vận hành đồng thời nhiều hệ thống phần mềm khác nhau để quản lý doanh thu và thực hiện kê khai thuế. Cụ thể, các phần mềm nội bộ như Hivi Gold và Hivi Gold Pro, cùng với công cụ Excel, được sử dụng để ghi nhận doanh thu thực tế phát sinh. Trong khi đó, phần mềm Misa lại được dùng chủ yếu cho mục đích lập báo cáo và kê khai thuế với cơ quan nhà nước.
Điều đáng chú ý là từ nửa cuối năm 2024, một phần dữ liệu nội bộ quan trọng đã bị xóa bỏ hoặc thay đổi một cách có chủ đích trước khi được tổng hợp và chuyển sang hệ thống kế toán chính thức. Hành vi này không chỉ làm sai lệch thông tin tài chính mà còn gây khó khăn cho quá trình giám sát của các cơ quan chức năng.
Chênh lệch doanh thu khổng lồ và thiệt hại ngân sách
Kết quả trích xuất dữ liệu trong giai đoạn từ năm 2020 đến 2023 đã tiết lộ một con số gây sốc: doanh thu thực tế của doanh nghiệp ước tính khoảng 13.700 tỷ đồng, cao hơn tới 9.700 tỷ đồng so với số liệu đã kê khai với cơ quan thuế. Sự chênh lệch khổng lồ này đã dẫn đến tình trạng thất thu ngân sách nhà nước, với thiệt hại ước tính lên đến khoảng 150 tỷ đồng, một con số không hề nhỏ trong bối cảnh kinh tế hiện nay.
Cảnh báo từ Cục Thuế về tình trạng ổ sách kép
Trước tình hình này, Cục Thuế vừa qua đã có văn bản chính thức đề nghị các đơn vị liên quan tăng cường phối hợp để ngăn chặn kịp thời hành vi vận hành song song nhiều hệ thống sổ sách nhằm mục đích gian lận thuế. Theo cơ quan này, tình trạng doanh nghiệp sử dụng phần mềm để duy trì đồng thời hai hệ thống kế toán vẫn đang tồn tại khá phổ biến.
Một hệ thống được dùng để báo cáo với cơ quan thuế, trong khi hệ thống nội bộ khác lại ghi nhận đầy đủ doanh thu thực tế nhằm giảm thiểu nghĩa vụ thuế phải nộp. Cục Thuế khẳng định rõ ràng rằng, việc lập nhiều hệ thống sổ kế toán hoặc công bố báo cáo tài chính không đồng nhất trong cùng một kỳ là hành vi bị pháp luật nghiêm cấm tuyệt đối.
Trường hợp doanh nghiệp không ghi nhận đầy đủ doanh thu có thể bị xem là hành vi trốn thuế, và thậm chí còn phải đối mặt với xử lý hình sự với tội danh vi phạm quy định về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng. "Đây là các hành vi vi phạm nghiêm trọng pháp luật về thuế cũng như Bộ luật Hình sự", đại diện Cục Thuế nhấn mạnh một cách mạnh mẽ.
Phân tích chuyên sâu từ chuyên gia kế toán
Ông Lê Văn Tuấn, Giám đốc Công ty TNHH Kế toán thuế Keytas, đã có những phân tích chi tiết về hiện tượng sử dụng 2 sổ sách trong doanh nghiệp. Theo ông, hai loại sổ thường được sử dụng bao gồm sổ nội bộ và sổ thuế. Sổ nội bộ được lưu trữ nội bộ tại doanh nghiệp, trong khi sổ thuế là sổ được dùng để báo cáo cho cơ quan thuế.
Thông thường, sổ nội bộ sẽ ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ doanh thu và chi phí thực tế phát sinh từ hoạt động kinh doanh. Điều này đồng nghĩa với việc sổ nội bộ thường có doanh thu và lợi nhuận cao hơn đáng kể so với sổ nộp cho cơ quan thuế.
Khi doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh ghi nhận 2 sổ, với sổ nội bộ có doanh thu lớn hơn sổ thuế, sẽ tạo ra một khoản chênh lệch doanh thu đáng kể. Khoản chênh lệch này thường được nhận thông qua tài khoản cá nhân hoặc bằng tiền mặt, bởi ở sổ thuế, khách hàng đã thanh toán chuyển khoản qua tài khoản của doanh nghiệp hoặc chủ hộ kinh doanh.
Như vậy, một khoản tiền chưa được xuất hóa đơn và chưa được ghi nhận doanh thu đã được chuyển vào tài khoản cá nhân hoặc nhận bằng tiền mặt. Điều này đặt doanh nghiệp và hộ kinh doanh trước nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng:
- Bị phạt vì hành vi không xuất hóa đơn khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, mức phạt có thể lên đến 80 triệu đồng.
- Với nguồn tiền vào tài khoản cá nhân hoặc nhận tiền mặt nhưng chưa xuất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ bị truy thu khoản thuế thiếu, đồng thời có thể bị phạt từ 1 đến 3 lần số tiền thuế trốn.
- Nặng hơn, hành vi trốn thuế có thể dẫn đến khởi tố hình sự, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và hoạt động của doanh nghiệp.
Nguy cơ từ việc quay lại sử dụng Excel
Chuyên gia Lê Văn Tuấn cũng chỉ ra rằng, tình trạng "2 sổ" trong doanh nghiệp thực chất chủ yếu xoay quanh việc kê khống chi phí hoặc ghi nhận thiếu doanh thu. Việc yêu cầu các đơn vị cung cấp phần mềm kế toán chia sẻ dữ liệu chỉ mang tính chất bổ trợ, bởi trên thực tế cơ quan thuế đã triển khai nhiều biện pháp giám sát hiệu quả đối với các hành vi này.
Trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp có xu hướng quay lại sử dụng sổ Excel cho công tác kế toán, theo ông Tuấn, việc này không những không giải quyết được vấn đề cốt lõi, mà còn làm gia tăng đáng kể gánh nặng vận hành và chi phí rủi ro. Doanh nghiệp sẽ mất thêm nhiều thời gian cho việc ghi chép thủ công, không tận dụng được khả năng tự động hóa dữ liệu hóa đơn và các tính năng quản trị tiên tiến của phần mềm kế toán chuyên dụng.
Đồng thời, họ còn phải đối mặt với rủi ro sai sót cao hơn do quá trình xử lý thủ công dễ dẫn đến nhầm lẫn. "Xét về tổng thể, việc sử dụng Excel cho công tác kế toán không mang lại lợi ích đáng kể, mà ngược lại còn làm tăng chi phí vận hành và áp lực kiểm soát rủi ro cho doanh nghiệp", ông Tuấn nhấn mạnh một lần nữa.
Vụ việc của Bảo Tín Minh Châu cùng với những cảnh báo từ cơ quan chức năng và chuyên gia đã cho thấy rõ ràng rằng, hành vi sử dụng 2 sổ sách không chỉ là vi phạm pháp luật nghiêm trọng mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro khôn lường cho chính doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt quy định kế toán và thuế để đảm bảo hoạt động minh bạch, bền vững trong dài hạn.
