Hướng dẫn chi tiết cách kê khai đơn đăng ký biến động đất đai mẫu số 18 năm 2026
Theo Phụ lục II ban hành kèm theo Công văn 1153/BNNMT-QLĐĐ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, mẫu đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất mới nhất áp dụng từ năm 2026 chính thức là mẫu số 18. Đây là văn bản quan trọng giúp người dân và tổ chức thực hiện đúng quy trình pháp lý khi có các thay đổi liên quan đến quyền sử dụng đất.
Thông tin cơ bản về mẫu đơn số 18
Mẫu đơn số 18 được thiết kế để đáp ứng nhu cầu đăng ký các biến động về đất đai và tài sản gắn liền với đất, bao gồm nhiều trường hợp khác nhau từ chuyển nhượng, tặng cho đến cấp lại, cấp đổi Giấy chứng nhận. Việc nắm rõ cách kê khai sẽ giúp quá trình thực hiện thủ tục hành chính diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn.
Hướng dẫn chi tiết từng phần kê khai
1. Phần thông tin về cơ quan tiếp nhận:
- Đối với hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài: Ghi rõ "Văn phòng đăng ký đất đai/Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai..." tại nơi có đất.
- Trường hợp đặc biệt khi cấp Giấy chứng nhận cho thửa đất có phần diện tích tăng thêm mà phần này chưa được cấp Giấy chứng nhận: Ghi "Chủ tịch ủy ban nhân dân xã/phường/đặc khu...".
- Đối với tổ chức trong nước, tổ chức tôn giáo, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao và tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài: Ghi "Văn phòng đăng ký đất đai..." tại nơi có đất.
2. Phần thông tin về chủ thể đăng ký:
- Cá nhân: Ghi đầy đủ họ và tên bằng chữ in hoa cùng năm sinh theo giấy tờ nhân thân hợp lệ.
- Người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài: Ghi rõ họ tên, năm sinh và quốc tịch hiện tại.
- Cộng đồng dân cư: Ghi chính xác tên của cộng đồng dân cư theo quy định.
- Tổ chức: Ghi thông tin theo đúng quyết định thành lập hoặc giấy đăng ký kinh doanh đã được cấp.
- Lưu ý quan trọng: Trường hợp nhận chuyển quyền sử dụng đất hoặc quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, cần ghi thông tin của bên nhận chuyển quyền.
3. Phần thông tin về giấy tờ tùy thân:
- Cá nhân: Ghi số định danh cá nhân hoặc thông tin về hộ chiếu bao gồm số, ngày cấp và nơi cấp.
- Tổ chức: Ghi đầy đủ số, ngày ký và cơ quan ký văn bản theo quyết định thành lập hoặc giấy đăng ký kinh doanh.
4. Phần thông tin về địa chỉ:
- Cá nhân: Ghi địa chỉ nơi đăng ký thường trú theo giấy tờ hợp pháp.
- Người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài: Ghi địa chỉ đăng ký thường trú ở Việt Nam nếu có.
- Cộng đồng dân cư: Ghi địa chỉ nơi sinh hoạt chung của cộng đồng.
- Tổ chức: Ghi địa chỉ trụ sở chính theo đúng quyết định thành lập hoặc giấy đăng ký kinh doanh.
5. Phần nội dung biến động:
Đây là phần quan trọng nhất, cần ghi rõ nội dung biến động cụ thể như: "nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho..., cấp lại Giấy chứng nhận do bị mất, cấp đổi Giấy chứng nhận...".
Đặc biệt lưu ý:
- Trường hợp đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận do bị mất: Phải ghi rõ nội dung "đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận do bị mất" và cung cấp thông tin về Giấy chứng nhận bị mất bao gồm số vào sổ cấp Giấy chứng nhận và số phát hành Giấy chứng nhận (số seri).
- Nếu không có thông tin về Giấy chứng nhận đã cấp, không cần kê khai nội dung này.
- Cơ quan giải quyết thủ tục sẽ kiểm tra hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai để xác định thông tin, trong đó thông tin bắt buộc là số vào sổ cấp Giấy chứng nhận hoặc số phát hành Giấy chứng nhận.
- Trường hợp có nhu cầu cấp mới Giấy chứng nhận: Ghi rõ "có nhu cầu cấp mới Giấy chứng nhận".
6. Phần thông tin về miễn, giảm nghĩa vụ tài chính:
Người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất thuộc đối tượng được miễn, giảm nghĩa vụ tài chính về đất đai theo quy định pháp luật cần ghi rõ trường hợp cụ thể vào mục này. Ví dụ: thương binh, đối tượng chính sách, hoặc các trường hợp khác theo quy định.
7. Phần giấy tờ kèm theo:
Ghi đầy đủ các loại giấy tờ nộp kèm theo đơn. Đối với trường hợp được miễn, giảm nghĩa vụ tài chính, cần nộp kèm giấy tờ chứng minh là đối tượng được miễn, giảm theo quy định pháp luật về quản lý thuế.
Ý nghĩa và tầm quan trọng
Việc ban hành mẫu đơn số 18 cùng hướng dẫn chi tiết này thể hiện sự cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực đất đai, giúp người dân và tổ chức dễ dàng thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến biến động đất đai. Đây là bước tiến quan trọng trong việc minh bạch hóa và đơn giản hóa quy trình, góp phần bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan.
