7 luật ngầm khi chat nhóm: Tránh trở thành kẻ thô lỗ trong không gian trực tuyến
Nhóm trò chuyện trực tuyến mang lại sự tiện lợi không thể phủ nhận, nhưng chúng dễ dàng biến thành mớ hỗn độn nếu các thành viên thiếu ý thức về những quy tắc ứng xử ngầm. Theo Rupert Wesson, Giám đốc tổ chức quy tắc ứng xử Debrett's tại Anh, văn hóa số có những luật lệ đặc thù mà mọi người cần nắm vững.
Nghĩ kỹ trước khi gõ phím
Nền tảng của văn hóa ứng xử trong không gian số chính là tôn trọng thời gian của người khác. Bạn không nên làm phiền cả nhóm bằng những câu hỏi có thể dễ dàng tìm kiếm trên Google hoặc đọc lại trong lịch sử tin nhắn. Trước khi gửi bất kỳ hình ảnh, video hay meme nào, hãy tự hỏi liệu nó có thực sự mang lại giá trị cho số đông hay không.
Đặc biệt, cần hạn chế gửi các tệp có dung lượng lớn vì chúng có thể làm đầy bộ nhớ điện thoại của người khác. Quan trọng nhất, đừng nổi đóa nếu tin nhắn của bạn rơi vào im lặng. Trong trường hợp có việc khẩn cấp, phương án tốt nhất là gọi điện trực tiếp.
Đừng nhầm lẫn mục đích của nhóm
Tuyệt đối không bàn chuyện cá nhân hay tán gẫu trong các nhóm chat công việc. Ngược lại, đừng mang những thuật ngữ như "KPI" hay báo cáo cho sếp vào nhóm chat giải trí của hội bạn thân. Nếu bạn vừa được thêm vào một nhóm mới, hãy dành thời gian "nằm vùng" để xem lịch sử trò chuyện, từ đó nắm bắt văn hóa chung trước khi vội vàng đưa ra bình luận.
'Luật im lặng' trong nhóm đông người
Bạn có thói quen gõ "Cảm ơn" hoặc "Đã nhận" để phản hồi mọi thông báo? Theo Rupert Wesson, nếu nhóm chỉ có khoảng 3 người, một phản hồi dù chỉ là thả icon có thể được xem là phép lịch sự. Tuy nhiên, nếu nhóm có từ 50 người trở lên, việc nhắn "cảm ơn" liên tục lại trở thành một thảm họa.
Hành động này tương tự như việc bạn bấm nút "Trả lời tất cả" trong một email công ty, khiến điện thoại của hàng chục người rung lên vì một thông tin không thực sự cần thiết. Điều này gây phiền toái và làm gián đoạn công việc của nhiều người.
Nhóm công việc không phải "tổ buôn"
Các nền tảng như Zalo hay Microsoft Teams có thể tạo cảm giác ít trang trọng hơn so với email, nhưng đừng vì thế mà cho phép bản thân vạ miệng. "Hãy luôn tâm niệm rằng bất cứ thứ gì bạn gõ ra đều có thể bị chụp màn hình và chuyển tiếp cho người khác", Wesson cảnh báo. Nhiều người đã phải trả giá cho sự nghiệp của mình chỉ vì những phút bốc đồng hoặc cợt nhả trên các nhóm chat công ty.
Càng ngắn gọn càng tốt
Trong môi trường chat, từ ngữ rất dễ bị hiểu sai về ngữ khí. Bạn không cần phải viết chuẩn xác như khi làm luận văn, nhưng tin nhắn buộc phải rõ ràng và dễ hiểu. Đừng bắt đồng nghiệp phải đọc một tin nhắn dài ngoằng có thể trôi tuột trên màn hình điện thoại.
Hãy đi thẳng vào vấn đề bằng những câu ngắn gọn, súc tích. Nếu đó là một vấn đề phức tạp, tốt hơn hết là nhấc máy gọi điện để trao đổi trực tiếp, tránh những hiểu lầm không đáng có.
Cẩn thận với biểu tượng cảm xúc (emoji)
Emoji có thể giúp câu chuyện trở nên sinh động hơn, nhưng ranh giới giữa các biểu tượng như "khóc nức nở" và "cười ra nước mắt" đôi khi rất mong manh, đặc biệt khi hiển thị trên các dòng điện thoại khác nhau. Lời khuyên an toàn nhất là không sử dụng emoji khi nhắn tin để chia buồn, xin lỗi sếp hoặc xử lý các sự cố nghiêm trọng.
Nghệ thuật rời nhóm
Nếu nhóm chat quá ồn ào và làm ảnh hưởng đến công việc của bạn, hãy mạnh dạn "Tắt thông báo". Đối với các nhóm sự kiện ngắn hạn như mua chung đồ hay ăn cưới, bạn có thể lặng lẽ rời đi khi mọi việc đã hoàn tất.
Riêng với nhóm dự án công việc, phép lịch sự tối thiểu là để lại một lời nhắn: "Tôi đã hoàn thành phần việc được giao và xin phép rời nhóm để không làm loãng thông tin". Đừng để lại những lời chia tay ủy mị, vì điều này có thể khiến hàng chục người khác phải tốn thời gian nhắn lại lời chào tạm biệt.
Những nguyên tắc này không chỉ giúp bạn tránh trở thành kẻ thô lỗ trong mắt người khác, mà còn góp phần xây dựng một môi trường giao tiếp trực tuyến văn minh và hiệu quả hơn.
