Nhiều nhân viên văn phòng tại Việt Nam đang phải tự bỏ ra từ 2,5 đến 5 triệu đồng mỗi tháng để mua thêm tài khoản AI, do công ty cấp phát không đủ, tài khoản dùng chung bị giới hạn token, hoặc công cụ được chọn không phù hợp với nhu cầu thực tế. Tình trạng này không chỉ làm tăng chi phí cá nhân mà còn ảnh hưởng đến năng suất và tiến độ công việc.
Thiếu tài khoản AI, nhân viên tự mua thêm
Quỳnh Lâm (Hà Nội), ứng viên vị trí marketing, đã chủ động hỏi nhà tuyển dụng về tài khoản AI ngay từ buổi phỏng vấn. Khi được thông báo công ty có hỗ trợ tài khoản, cô tin rằng đây là môi trường phù hợp. Tuy nhiên, sau khi nhận việc, Lâm phát hiện các tài khoản ChatGPT, Midjourney, Kling, Canva và Leonardo AI đều được dùng chung cho nhiều nhân viên, với số lượt sử dụng và token có hạn.
“Với các công cụ tạo ảnh, video như Veo 3 hay Midjourney, cả phòng marketing cùng dùng một gói. Nhiều lúc mình đang làm dở thì hết token, không thể tiếp tục”, Lâm kể. Sản phẩm AI hiếm khi hoàn thành chỉ sau một lần nhập lệnh; người dùng thường phải thử nhiều phiên bản mới có sản phẩm ưng ý. Khi tài khoản chung hết lượt, Lâm đành tự mua dịch vụ bên ngoài để bảo đảm tiến độ.
Tương tự, Nhật Tâm, nhân viên truyền thông tại một doanh nghiệp công nghệ ở TP.HCM, được yêu cầu tăng sản lượng nội dung số lên khoảng 40 bài mỗi tháng, mở rộng sang nhiều định dạng ảnh và video. Công ty có cung cấp một số công cụ AI, nhưng việc lựa chọn chủ yếu dựa trên giá và ngân sách, không phải khả năng đáp ứng công việc. “Có những sản phẩm mình phải làm lại nhiều lần mới tạm ưng ý. Thời gian chỉnh sửa khá lâu nên AI chưa giúp tăng năng suất như mong đợi”, Tâm chia sẻ. Ngoài ra, tài khoản chỉ đăng nhập được trên máy tính nội bộ, khiến Tâm phải trở lại văn phòng vào buổi tối hoặc cuối tuần khi có việc phát sinh.
Chi phí tài khoản AI và lựa chọn của người dùng
Hiện người dùng có hai lựa chọn khi mua tài khoản AI. Đăng ký trực tiếp với nhà cung cấp mang lại quyền sử dụng, thanh toán, hỗ trợ và bảo mật rõ ràng, nhưng chi phí khá cao nếu dùng nhiều công cụ cùng lúc. Ví dụ, Midjourney có giá khoảng 250.000 đồng đến 3 triệu đồng mỗi tháng; Leonardo AI từ 300.000 đồng đến 1,5 triệu đồng; Canva Pro khoảng 3-3,6 triệu đồng mỗi năm; Kling AI từ 250.000 đồng đến hơn 4 triệu đồng mỗi tháng. Nếu sử dụng đồng thời nhiều công cụ, người dùng có thể chi khoảng 2,5-3 triệu đồng mỗi tháng cho gói tầm trung, hoặc vượt 5 triệu đồng nếu nhu cầu cao.
Lựa chọn thứ hai là mua tài khoản chia sẻ hoặc tham gia nhóm gia đình qua bên thứ ba, chi phí thấp hơn đáng kể. Chẳng hạn, gói Google AI giá 489.000 đồng mỗi tháng nếu chia cho 6 người thì mỗi người chỉ trả khoảng 81.500 đồng. Tuy nhiên, tài khoản giá rẻ tiềm ẩn nhiều rủi ro: người mua có thể bị loại khỏi nhóm, mất quyền truy cập giữa chừng, hoặc hết hạn mức do người khác sử dụng. Việc dùng chung còn làm tăng nguy cơ lộ câu lệnh, hình ảnh, video và dữ liệu công việc. Ngoài ra, việc mua bán tài khoản phần mềm nằm ở vùng xám quy định của nền tảng, và theo quy định mới có thể bị phạt tiền.
Giải pháp: đào tạo và quản lý hiệu quả
Quỳnh Lâm đã nêu vấn đề tại buổi đối thoại thường niên giữa nhân viên và ban lãnh đạo. Cô cho rằng doanh nghiệp cần xác định đúng nhu cầu từng bộ phận, lựa chọn công cụ phù hợp và hướng dẫn nhân viên sử dụng hiệu quả. Đề xuất được ban giám đốc tiếp nhận, giao bộ phận đào tạo xây dựng chương trình hỗ trợ. Công ty mời chuyên gia hướng dẫn nhân viên khai thác các công cụ AI hiện có, thay vì mua thêm phần mềm nhưng sử dụng rời rạc.
Ông Peter Nguyễn, Chuyên viên đào tạo kỹ năng AI, nhấn mạnh: “Nếu nhân viên chưa biết chọn đúng công cụ, viết yêu cầu rõ ràng, kiểm chứng kết quả và đưa AI vào quy trình làm việc, chi phí thuê bao vẫn có thể tăng nhưng năng suất cải thiện không đáng kể”. Doanh nghiệp cần đào tạo từ kỹ năng sử dụng AI, nghiên cứu, xử lý tài liệu đến tạo ảnh, video, tự động hóa công việc, gắn với quản trị dữ liệu, bảo mật, phân quyền tài khoản và đo lường hiệu quả.
Sau chương trình đào tạo, nhóm của Lâm phân loại lại nhu cầu: công việc thường xuyên ưu tiên dùng tài khoản trả phí, tác vụ đơn giản chuyển sang công cụ miễn phí hoặc gói hạn mức thấp, và phân bổ tài nguyên theo lịch để tránh hết token giữa chừng. Cách làm này chưa giải quyết hoàn toàn nhưng giúp sử dụng ngân sách hiệu quả hơn. Câu chuyện của Lâm và Tâm cho thấy, cấp tài khoản AI chỉ là bước đầu; doanh nghiệp còn phải chọn đúng công cụ, bảo đảm hạn mức và tránh đẩy chi phí công việc sang người lao động.
