Nghệ An đẩy mạnh số hóa tài liệu lưu trữ với quy mô lớn
Theo kế hoạch chi tiết vừa được công bố, tỉnh Nghệ An sẽ triển khai dự án số hóa quy mô lớn đối với tài liệu lưu trữ cấp huyện cũ trong hai năm 2026 và 2027. Đây được xem là bước đi quan trọng trong lộ trình chuyển đổi số toàn diện của địa phương, nhằm hiện đại hóa công tác lưu trữ và quản lý tài liệu.
Lộ trình số hóa chi tiết theo từng năm
Năm 2026, tỉnh sẽ tiến hành rà soát và xin chủ trương triển khai mua sắm máy móc, trang thiết bị theo đúng quy định hiện hành. Cùng với đó, công tác số hóa sẽ được thực hiện đối với 1.825.700 trang A4 tài liệu từ các huyện cũ bao gồm: Thái Hòa, Quỳ Châu, Quế Phong, Hoàng Mai, Kỳ Sơn, Tân Kỳ, Quỳ Hợp, Nam Đàn, Tương Dương và Quỳnh Lưu.
Tiếp nối thành công, năm 2027, tỉnh Nghệ An dự kiến số hóa thêm 1.963.000 trang A4 tài liệu từ các huyện cũ khác như: Đô Lương, Hưng Nguyên, Nghi Lộc, Diễn Châu, Con Cuông, Nghĩa Đàn, Thanh Chương, Anh Sơn, Yên Thành và Vinh. Tổng cộng, gần 4 triệu trang tài liệu sẽ được chuyển đổi sang định dạng số trong hai năm tới.
Hệ thống lưu trữ và quản lý tập trung
Toàn bộ hồ sơ, tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ tập trung tại hạ tầng kho số hiện đại và tích hợp vào phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Nghệ An. Công tác lưu trữ phải đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn tuyệt đối về cả thiết bị lẫn dữ liệu, đồng thời sẵn sàng phục vụ nhu cầu tra cứu, khai thác và sử dụng theo đúng các quy định hiện hành về lưu trữ điện tử.
Ý nghĩa chiến lược và lợi ích thực tiễn
Theo đánh giá của Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An, việc số hóa tài liệu lưu trữ cấp huyện cũ là một thành tố quan trọng, có thể áp dụng thành công và mang lại hiệu quả thực tế ngay lập tức. Dự án này hoàn toàn phù hợp với chiến lược chuyển đổi số của Đảng và Nhà nước, cũng như kế hoạch chuyển đổi số cụ thể của tỉnh Nghệ An.
Số hóa tài liệu về công tác cán bộ được xác định là nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết, góp phần giảm đáng kể chi phí bảo quản tài liệu vật lý trong dài hạn. Hiện nay, kho lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đang chịu áp lực lớn do thiếu không gian và cơ sở vật chất, dẫn đến chi phí cao cho việc bảo quản thủ công, bao gồm duy trì điều kiện môi trường (chống ẩm mốc, mối mọt) và nhân lực quản lý.
Bên cạnh đó, tài liệu số hóa còn giúp giảm chi phí tra cứu thủ công, tiết kiệm thời gian và nhân lực cho cán bộ lưu trữ. Qua đó, giá trị tài liệu được phát huy tối đa và nguồn ngân sách địa phương được tối ưu hóa một cách hiệu quả. Dự án này không chỉ giải quyết bài toán về không gian lưu trữ mà còn mở ra khả năng khai thác, sử dụng tài liệu một cách nhanh chóng, thuận tiện cho các mục đích nghiên cứu, quản lý và phục vụ nhân dân.
