Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh hiện nay, đặc biệt tại các doanh nghiệp vừa và lớn, việc vận hành nhiều hệ thống dữ liệu đã trở nên phổ biến. Dữ liệu bán hàng có thể nằm ở một hệ thống, quản trị kho ở hệ thống khác, trong khi phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử và dữ liệu điều hành nội bộ lại được xử lý riêng rẽ. Sự phân tách này xuất phát từ nhu cầu quản trị đa dạng: doanh nghiệp cần dữ liệu thời gian thực để kiểm soát dòng tiền, theo dõi doanh thu, tính giá thành, đánh giá hiệu quả kinh doanh hoặc phục vụ điều hành nội bộ. Trong khi đó, hệ thống kế toán tài chính phục vụ kê khai, báo cáo với cơ quan quản lý, ngân hàng và nhà đầu tư.
Cùng với quá trình chuyển đổi số, số lượng hệ thống dữ liệu trong doanh nghiệp ngày càng gia tăng, khiến câu chuyện “hai sổ kế toán” trở nên phức tạp hơn. Ranh giới giữa nhu cầu quản trị hợp pháp và hành vi sử dụng dữ liệu để che giấu doanh thu, làm sai lệch nghĩa vụ thuế ngày càng khó nhận diện bằng các phương thức quản lý truyền thống.
Phân biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị
Tại Tọa đàm truyền thông chính sách thuế năm 2026 với chủ đề “Minh bạch sổ sách - Ranh giới giữa quản trị và vi phạm”, bà Trương Thị Mai Phương, Phó Trưởng phòng Quản lý giám sát kế toán doanh nghiệp, Cục Quản lý giám sát kế toán, kiểm toán (Bộ Tài chính), nhấn mạnh cần phân biệt rõ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Theo bà, kế toán tài chính thực hiện thu thập, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý, nhà đầu tư, ngân hàng, thanh tra. Kế toán quản trị phục vụ nhu cầu điều hành nội bộ và hỗ trợ ra quyết định quản trị. Cả hai hệ thống đều xuất phát từ cùng nguồn dữ liệu đầu vào là chứng từ kế toán và nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vì vậy, việc doanh nghiệp đồng thời tồn tại hệ thống kế toán tài chính và dữ liệu quản trị nội bộ “không thể mặc nhiên coi là vi phạm”.
Tuy nhiên, vấn đề nằm ở chỗ dữ liệu phải đảm bảo tính trung thực, thống nhất và có khả năng đối chiếu, giải trình. Theo Luật Kế toán, hành vi lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính nhằm làm sai lệch doanh thu, chi phí hoặc nghĩa vụ thuế là bị nghiêm cấm. Pháp luật không cấm doanh nghiệp sử dụng nhiều hệ thống dữ liệu phục vụ quản trị, nhưng không cho phép sử dụng dữ liệu thiếu thống nhất hoặc nhằm che giấu nghĩa vụ tài chính với Nhà nước.
Thực trạng quản trị dữ liệu phân tán
Ông Lê Hồng Quang, Tổng Giám đốc Công ty cổ phần MISA, cho biết việc sử dụng song song nhiều hệ thống dữ liệu hiện khá phổ biến ở doanh nghiệp vừa và lớn. Có hệ thống phục vụ báo cáo tuân thủ, hệ thống phục vụ quản trị chi tiết hoặc dữ liệu tạm tính để điều hành. Điều quan trọng không nằm ở số lượng hệ thống mà là dữ liệu có đồng bộ, kiểm soát và đối chiếu được hay không. “Nếu tồn tại sự chênh lệch dữ liệu nhưng không có căn cứ giải trình thì có thể phát sinh rủi ro pháp lý”, ông Quang nhận định.
Không ít doanh nghiệp vẫn quản trị dữ liệu phân tán, phụ thuộc vào xử lý thủ công hoặc nhập liệu nhiều lần. Dữ liệu bán hàng ở một hệ thống, dữ liệu kho ở hệ thống khác, kế toán và kê khai thuế lại tổng hợp riêng. Thiếu liên thông không chỉ tăng rủi ro sai sót mà còn gây khó khăn khi giải trình chênh lệch dữ liệu. Đây là vấn đề cơ quan thuế đặc biệt lưu ý.
Bà Nguyễn Thị Lan Anh, Trưởng ban Pháp chế, Cục Thuế (Bộ Tài chính), cho biết cơ quan thuế không đánh giá dựa trên việc doanh nghiệp có nhiều hệ thống dữ liệu hay không, mà dựa trên bản chất hoạt động kinh doanh và tính thống nhất của dữ liệu. Doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời dữ liệu quản trị và dữ liệu kê khai thuế, nhưng các dữ liệu này phải có nguồn gốc thống nhất và đảm bảo khả năng kiểm chứng, giải trình khi có chênh lệch. “Nếu một hệ thống sổ kế toán được sử dụng để kê khai thuế thấp hơn thực tế nhằm làm sai lệch nghĩa vụ thuế thì đó là hành vi vi phạm”, bà Lan Anh nhấn mạnh.
Quản lý thuế chuyển mạnh sang giám sát dữ liệu thời gian thực
Phương thức quản lý thuế hiện nay đang chuyển mạnh sang mô hình giám sát dựa trên dữ liệu. Tại họp báo thường kỳ quý I/2026 của Bộ Tài chính, ông Lê Long, Phó Cục trưởng Cục Thuế, cho biết tình trạng doanh nghiệp sử dụng song song hai hệ thống sổ kế toán để che giấu doanh thu, gian lận thuế đang diễn biến phức tạp. Hành vi này không chỉ nhằm gian lận thuế mà còn có thể phục vụ lập báo cáo tài chính không trung thực để đấu thầu, vay vốn ngân hàng hoặc các mục đích sai lệch khác. Hành vi này có thể diễn ra có hệ thống, tinh vi và khó phát hiện nếu không có biện pháp quản lý dữ liệu phù hợp.
Thực tế đã xuất hiện nhiều vụ việc lớn. Theo Cục Thuế, vụ án tại Công ty Hoàng Long sử dụng hai hệ thống sổ sách kế toán để che giấu doanh thu, gây thiệt hại ngân sách hơn 241 tỷ đồng. Tại Công ty TNHH Bảo Tín Minh Châu, doanh nghiệp dùng hai phần mềm kế toán, gây thất thu khoảng 150 tỷ đồng. Cơ quan thuế cũng ghi nhận tình trạng doanh nghiệp doanh thu lớn nhưng liên tục báo lỗ hoặc lãi rất thấp. Qua rà soát, có hơn 400 doanh nghiệp doanh thu từ 1.000 tỷ đồng/năm nhưng kê khai lỗ. Dù có nguyên nhân khách quan, nhưng nhiều doanh nghiệp thua lỗ kéo dài vẫn mở rộng quy mô, tăng vốn đầu tư, đặt nghi vấn về tính trung thực trong kê khai thuế.
Trước đây, kiểm tra chủ yếu dựa trên hồ sơ kê khai hoặc thanh tra chuyên đề, nay dữ liệu hóa đơn điện tử, giao dịch ngân hàng, doanh thu bán hàng, biến động lợi nhuận có thể được đối chiếu tự động theo thời gian thực. Ngành Thuế đang đẩy mạnh kết nối dữ liệu giữa hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán và hệ thống ngân hàng; ứng dụng Big Data, AI để phân tích rủi ro và phát hiện dấu hiệu bất thường. Cơ quan thuế cũng tăng cường kiểm soát dòng tiền, giảm sử dụng tiền mặt và mở rộng quản lý rủi ro đối với lĩnh vực có nguy cơ cao.
Trong bối cảnh dữ liệu liên thông, khoảng trống để che giấu doanh thu hoặc duy trì hệ thống dữ liệu thiếu thống nhất sẽ dần thu hẹp. Bà Nguyễn Thị Lan Anh khuyến nghị doanh nghiệp xây dựng nguồn dữ liệu gốc trung thực, thống nhất; hạn chế nhập liệu nhiều lần để tránh sai sót và chênh lệch. Kết nối dữ liệu giữa hóa đơn điện tử, bán hàng, kế toán và kê khai thuế sẽ giúp giảm rủi ro và nâng cao kiểm soát.
Ông Lê Hồng Quang cho rằng các hệ thống phần mềm hiện nay có thể hỗ trợ đồng bộ dữ liệu thời gian thực giữa bán hàng, hóa đơn điện tử, kế toán và giao dịch ngân hàng; lưu vết lịch sử điều chỉnh và đối soát tự động. Tuy nhiên, công nghệ chỉ là công cụ, điều quan trọng nhất vẫn là ý thức tuân thủ và kỷ luật quản trị dữ liệu của doanh nghiệp.
Khi quản lý thuế chuyển mạnh sang phân tích dữ liệu và giám sát thời gian thực, câu chuyện “hai sổ kế toán” không còn chỉ là vấn đề tuân thủ pháp luật. Áp lực hiện nay buộc doanh nghiệp phải thay đổi cách quản trị dữ liệu nếu không muốn tự đẩy mình vào những rủi ro pháp lý ngày càng lớn hơn.
