Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2027, Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng sẽ chính thức có hiệu lực thi hành, mang theo hàng loạt quy định mới nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người có nhu cầu công chứng.
Giảm công chứng bắt buộc, tăng cường số hóa hồ sơ
Luật sửa đổi quy định rõ giao dịch bắt buộc công chứng là những giao dịch quan trọng, đòi hỏi điều kiện tham gia chặt chẽ và mức độ an toàn pháp lý cao, được quy định cụ thể trong luật. Với cách tiếp cận này, sáu loại giao dịch sẽ không còn bắt buộc phải công chứng như hiện nay, bao gồm: văn bản ủy quyền của người đã xuất cảnh cho người khác đứng tên mua nhà ở thuộc tài sản công; hợp đồng chuyển nhượng hợp đồng kinh doanh bất động sản; văn bản thỏa thuận góp vốn bằng quyền sử dụng đất của các đồng sở hữu; văn bản ủy quyền giải quyết thi hành án liên quan đến tài sản khi người phải thi hành án đã xuất cảnh; văn bản ủy quyền thực hiện quyền khiếu nại; và hợp đồng chuyển nhượng văn phòng thừa phát lại.
Đặc biệt, trong thời hạn một năm kể từ ngày luật có hiệu lực, Chính phủ phải tiến hành rà soát các quy định về giao dịch phải công chứng đã ban hành trước đây, hoàn thành việc sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ hoặc trình cơ quan có thẩm quyền xử lý các quy định không đáp ứng yêu cầu về giao dịch phải công chứng.
Trong quá trình xây dựng luật, một số ý kiến đề nghị tiếp tục đơn giản hóa thủ tục công chứng, tăng cường khai thác và sử dụng dữ liệu điện tử, đồng thời bỏ quy định bắt buộc nộp giấy tờ bản giấy. Giải trình về vấn đề này, Chính phủ cho biết luật sửa đổi được thiết kế theo nguyên tắc xuyên suốt là đẩy mạnh đơn giản hóa thủ tục, tiến tới thay thế toàn bộ giấy tờ, tài liệu giấy bằng dữ liệu điện tử khi thực hiện công chứng.
Cụ thể, người yêu cầu công chứng phải nộp một bộ hồ sơ bao gồm: dự thảo giao dịch; giấy tờ tùy thân (thẻ căn cước, hộ chiếu…); giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc bản án, quyết định của tòa án; và các giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch. Ngoại trừ dự thảo giao dịch, tất cả các giấy tờ còn lại đều có thể được cung cấp dưới dạng bản sao giấy, bản sao điện tử hoặc bản chính điện tử.
Trong trường hợp dữ liệu về các thông tin trong thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng đã có sẵn và đủ điều kiện khai thác, thì người yêu cầu công chứng không phải cung cấp giấy tờ chứa thông tin đó. Thay vào đó, họ có thể tự khai thác và cung cấp cho công chứng viên, hoặc đề nghị công chứng viên khai thác dữ liệu (và nộp phí khai thác theo quy định). Công chứng viên chỉ được yêu cầu bổ sung giấy tờ nếu không khai thác được hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ hoặc không chính xác.
Luật sửa đổi cũng nêu rõ, trong trường hợp công chứng văn bản từ chối nhận di sản, người yêu cầu công chứng không phải xuất trình bản chính các giấy tờ như giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản; bản án, quyết định của tòa án hoặc quyết định khác về xử lý tài sản. Theo Chính phủ, từ chối nhận di sản là quyền của người thừa kế (trừ trường hợp từ chối để trốn tránh thực hiện nghĩa vụ). Khi công chứng, vấn đề quan trọng nhất là người từ chối nhận di sản chứng minh được họ là người thừa kế hợp pháp.
Chưa kể, đối với những trường hợp ở xa, đặc biệt là sinh sống tại nước ngoài, việc cung cấp bản chính các giấy tờ chứng minh quyền tài sản của người để lại di sản là rất khó khăn. Do đó, quy định mới sẽ tạo thuận lợi cho người yêu cầu công chứng mà không gây thiệt hại cho các chủ thể khác.
Người dân được hưởng lợi gì?
Ủng hộ các quy định mới, luật sư Nguyễn Ngọc Hùng, Đoàn luật sư TP. Hà Nội, cho rằng với sáu loại giao dịch đã đề cập, hiện nay đã có cơ chế để các bên tự chịu trách nhiệm về tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng hoặc cơ chế để cơ quan nhà nước xác nhận, kiểm soát giá trị pháp lý và tính hợp pháp của văn bản, giao dịch. Vì vậy, việc bỏ yêu cầu bắt buộc công chứng là phù hợp, nhằm thực hiện chủ trương đơn giản hóa thủ tục, tăng cường ứng dụng chuyển đổi số và cơ sở dữ liệu điện tử. Thay vì bắt buộc, người dân sẽ được lựa chọn công chứng các giao dịch này một cách tự nguyện, theo nhu cầu của mình.
Công chứng viên Đào Duy An (Hà Nội) cũng nhận định rằng sáu giao dịch nêu trên đáng lẽ nên được bỏ công chứng bắt buộc từ lâu. Những giao dịch phải công chứng chỉ nên liên quan đến các loại hình quan trọng, cần chứng minh tính hợp pháp tại thời điểm thực hiện; còn những giao dịch mang tính tự nguyện thì nên tạo điều kiện cho người dân.
Không chỉ dừng lại ở việc bãi bỏ sáu thủ tục, ông An kiến nghị cần rà soát tất cả các giao dịch thuộc diện bắt buộc công chứng để tiếp tục thu gọn danh mục. Đồng thời, nên chuyển dần sang mô hình công chứng về hình thức đối với các giao dịch tự nguyện, chỉ áp dụng công chứng nội dung đối với bất động sản hoặc những giao dịch thực sự quan trọng.
Ông An lấy ví dụ: người chồng ở Hà Nội ủy quyền cho vợ ở TP. Hồ Chí Minh mua nhà, nếu công chứng về hình thức thì người chồng chỉ cần làm văn bản ủy quyền tại Hà Nội; nhưng nếu công chứng nội dung thì người vợ phải mượn sổ đỏ của chủ nhà gửi ra Hà Nội để công chứng viên đối soát. Ông An nhận xét: "Rất rườm rà và không cần thiết vì thời điểm mua bán thật sự mới cần đối soát kỹ."
Về việc số hóa hồ sơ, ông An cho biết thời gian qua các tổ chức hành nghề công chứng đã dần thực hiện bằng cách không yêu cầu cung cấp hồ sơ giấy; nhiều trường hợp chỉ cần thẻ căn cước hoặc VNeID là có thể thực hiện yêu cầu công chứng. Nay nội dung này được đưa vào luật sửa đổi sẽ giúp quá trình triển khai chính danh và thống nhất hơn.
Tuy nhiên, vị công chứng viên kiến nghị cần có hướng dẫn cụ thể về khái niệm "bản chính điện tử". Hiện nay, dữ liệu tồn tại ở nhiều dạng như thông tin trong cơ sở dữ liệu điện tử, văn bản ký số hoặc dữ liệu tổng hợp. Vậy trường hợp nào được coi là "bản chính điện tử"? Nếu không giải thích rõ sẽ dẫn đến sự chồng chéo, lúng túng khi thực hiện sao y từ bản chính điện tử.
Bên cạnh đó là vấn đề về độ chính xác của dữ liệu. Bên cạnh các trường thông tin đã "đủ, sạch, sống" vẫn có thể phát sinh sự sai khác so với thực tế. Nếu công chứng viên căn cứ vào dữ liệu này sẽ gây thiệt hại đến quyền lợi của người liên quan, và ai sẽ chịu trách nhiệm? Do đó, cần hướng dẫn khi nào dữ liệu có giá trị sử dụng tuyệt đối trong hoạt động công chứng để tránh việc lạm dụng hoặc làm sai bản chất.
Song song với chủ trương đẩy mạnh khai thác dữ liệu, ông An còn đề xuất mở rộng thẩm quyền tiếp cận dữ liệu cho công chứng viên. Ví dụ, đối với cơ sở dữ liệu đất đai, hiện công chứng viên chưa thể tra cứu trực tiếp mà người dân vẫn cần làm thủ tục đề nghị cung cấp thông tin, gây tốn kém thời gian. Ông An góp ý: "Không trao quyền tiếp cận dữ liệu cho công chứng viên thì việc đơn giản hóa thủ tục sẽ không đạt hiệu quả, chỉ mang tính hình thức."
