Cơ quan Thuế vừa đưa ra những lưu ý quan trọng trong quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử, nhằm giúp doanh nghiệp nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật và chủ động phòng ngừa rủi ro. Theo Thuế thành phố Đồng Nai, hóa đơn là chứng từ quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, phục vụ kế toán, kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên, tình trạng sử dụng hóa đơn không hợp pháp, hóa đơn của doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế, cùng những sai sót trong quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử vẫn diễn ra phổ biến, tiềm ẩn nguy cơ thiệt hại tài chính và rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
Kiểm tra tính pháp lý của đối tác trước giao dịch
Cơ quan Thuế nhấn mạnh, việc kiểm tra tính pháp lý của đối tác là bước quan trọng giúp hạn chế nguy cơ phát sinh giao dịch không minh bạch. Đối với hợp đồng giá trị lớn hoặc có dấu hiệu bất thường, doanh nghiệp nên chủ động xác minh thông tin trước khi ký kết và thanh toán. Các nội dung cần kiểm tra bao gồm mã số thuế, tình trạng hoạt động, ngành nghề kinh doanh, địa chỉ và thông tin người đại diện pháp luật. Đặc biệt, cần thận trọng với đơn vị mới thành lập nhưng xuất hóa đơn giá trị lớn, hoạt động không rõ ràng hoặc thường xuyên thay đổi địa chỉ kinh doanh.
Quản lý chặt việc lập và sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần bảo đảm việc lập, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định. Hóa đơn phải được lập đúng thời điểm phát sinh giao dịch, thông tin đầy đủ, chính xác và thống nhất với hợp đồng, chứng từ thanh toán cũng như hàng hóa, dịch vụ thực tế. Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát dữ liệu hóa đơn đã phát hành và duy trì sao lưu dữ liệu định kỳ, nhằm bảo đảm an toàn thông tin và giảm thiểu nguy cơ mất mát dữ liệu.
Tuyệt đối không mua bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp
Thuế thành phố Đồng Nai khẳng định, các hành vi mua bán hóa đơn, sử dụng hóa đơn khống hoặc hóa đơn không gắn với giao dịch thực tế đều vi phạm pháp luật và có thể bị xử lý nghiêm. Doanh nghiệp không nên tiếp nhận hóa đơn khi chưa phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Việc sử dụng hóa đơn mua ngoài để hợp thức hóa chi phí cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý. Ngoài ra, cần đặc biệt lưu ý với hóa đơn do doanh nghiệp đã ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ kinh doanh hoặc có dấu hiệu rủi ro cao về thuế phát hành. Nếu phát hiện dấu hiệu bất thường, doanh nghiệp nên phản ánh với cơ quan Thuế để được hướng dẫn và xử lý kịp thời.
Tăng cường kiểm soát nội bộ và lưu trữ chứng từ
Theo khuyến nghị, xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ giúp hạn chế rủi ro về hóa đơn và thuế. Doanh nghiệp cần phân định rõ trách nhiệm giữa các bộ phận kế toán, mua hàng và bán hàng. Đồng thời, lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ như hợp đồng, phiếu xuất nhập kho, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán để phục vụ đối chiếu, kiểm tra. Thường xuyên đối chiếu giữa hóa đơn, chứng từ kế toán và tình hình hàng hóa thực tế giúp phát hiện sớm sai lệch. Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra định kỳ công tác kê khai thuế và sử dụng hóa đơn để kịp thời khắc phục tồn tại.
Chủ động phối hợp với cơ quan Thuế
Bên cạnh tự kiểm soát, doanh nghiệp được khuyến khích phối hợp với cơ quan Thuế trong thực hiện quy định về hóa đơn điện tử. Khi gặp vướng mắc hoặc phát hiện rủi ro, doanh nghiệp nên liên hệ cơ quan Thuế quản lý trực tiếp để được hỗ trợ. Cần thực hiện đầy đủ giải trình, cung cấp hồ sơ theo yêu cầu và tham gia tập huấn, đối thoại do cơ quan Thuế tổ chức để cập nhật quy định mới.
Theo Thuế thành phố Đồng Nai, tuân thủ đúng quy định về hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp phòng tránh rủi ro pháp lý và tài chính, mà còn góp phần xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, lành mạnh và bền vững. Cơ quan Thuế đề nghị cộng đồng doanh nghiệp nâng cao ý thức chấp hành pháp luật, sử dụng hóa đơn đúng quy định và phối hợp chặt chẽ trong phòng, chống gian lận hóa đơn.
