Điểm đáng chú ý của hai luật sửa đổi năm 2026 là ứng dụng công nghệ để đơn giản hóa thủ tục hành chính, tạo thuận lợi tối đa cho người dân, đặt người dân làm trung tâm và yêu cầu các cơ quan chức năng chủ động phục vụ.
Phi địa giới hành chính, tiến tới mô hình không giấy tờ
Luật Hộ tịch sửa đổi năm 2026 đánh dấu sự thay đổi lớn trong phương thức quản lý hộ tịch, chuyển từ mô hình hành chính dựa trên hồ sơ giấy và nơi cư trú sang số hóa, liên thông dữ liệu. Ủy ban nhân dân cấp xã có thể thực hiện đăng ký hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú của cá nhân. Người dân được lựa chọn cơ quan đăng ký thuận tiện nhất, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại. Việc không giới hạn theo địa bàn hành chính cũng giúp phân bổ lại áp lực công việc giữa các địa phương.
Anh Sùng A Mí, người Hà Giang đang làm việc tại một khu công nghiệp ở tỉnh Phú Thọ, chia sẻ: “Tôi mới nghe thông tin về quy định này trên báo chí, chưa biết cụ thể khi làm thế nào nhưng trước mắt thấy mừng. Chúng tôi ở xa, chắc cưới vợ dưới này cho tiện làm việc. Giờ không phải lặn lội đi xa về làm thủ tục kết hôn thì đỡ bao nhiêu”.
Đăng ký hộ tịch chủ động
Luật sửa đổi bổ sung cơ chế đăng ký hộ tịch chủ động. Khi các cơ sở khám, chữa bệnh kết nối và chia sẻ dữ liệu với hệ thống hộ tịch, cơ quan đăng ký có thể tự động thực hiện đăng ký khai sinh, khai tử. Sự thay đổi này giúp giảm phụ thuộc vào việc người dân phải chủ động nộp hồ sơ, đồng thời bảo đảm các sự kiện hộ tịch quan trọng được ghi nhận kịp thời.
Công chứng phi địa giới và điện tử
Trong lĩnh vực công chứng, công chứng viên được thực hiện công chứng phi địa giới đối với: Di chúc, văn bản từ chối nhận di sản và ủy quyền liên quan đến quyền về bất động sản. Luật cũng hướng tới công chứng điện tử, nơi các bên tham gia giao dịch không cần có mặt tại cùng một địa điểm mà có thể giao kết qua phương tiện trực tuyến, sau đó công chứng viên chứng nhận bằng chữ ký số. Tuy nhiên, theo Bộ trưởng Tư pháp Hoàng Thanh Tùng, việc triển khai thực tế sẽ được đánh giá theo từng giai đoạn, mở rộng từng bước phù hợp với trình độ phát triển công nghệ, khả năng thực hiện của công chứng viên, cơ sở hạ tầng và cơ sở dữ liệu liên quan. Kinh nghiệm thế giới cho thấy, khi thực hiện công chứng điện tử từ xa, cần thận trọng từng bước, phù hợp với khả năng công nghệ, tránh rủi ro.
Cần cơ chế chia sẻ và cơ sở dữ liệu thông suốt
Luật Hộ tịch 2026 xác định cơ sở dữ liệu hộ tịch là một trong các cơ sở dữ liệu quốc gia, được xây dựng tập trung, thống nhất từ trung ương đến địa phương và do Bộ Tư pháp quản lý. So với mô hình trước đây chủ yếu dựa trên sổ hộ tịch giấy phân tán tại từng địa phương, hệ thống mới cập nhật dữ liệu liên tục và kết nối với các cơ sở dữ liệu khác. Dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch đáp ứng quy định về giao dịch điện tử, có giá trị như giấy tờ hộ tịch bản giấy khi thực hiện thủ tục hành chính và giao dịch khác. Người dân chỉ phải cung cấp thông tin một lần cho cơ quan nhà nước. Các cơ quan có trách nhiệm khai thác, chia sẻ dữ liệu từ hệ thống đã kết nối thay vì yêu cầu người dân cung cấp lại.
Luật Công chứng năm 2026 đẩy mạnh khai thác và sử dụng dữ liệu điện tử. Khi người dân thực hiện thủ tục công chứng, thông tin trong hồ sơ đã có sẵn trong các cơ sở dữ liệu được công bố đủ điều kiện khai thác. Công chứng viên có trách nhiệm tiếp nhận, khai thác và sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu khác.
Thách thức từ thực tiễn
Từ thực tiễn tại địa phương, bà Cil Bri, Phó Giám đốc Sở Dân tộc và Tôn giáo tỉnh Lâm Đồng, cho biết hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử chưa hoàn thiện; việc kết nối liên thông các cơ sở dữ liệu quốc gia còn thiếu ổn định, chưa đồng bộ theo thời gian thực. Hạ tầng kỹ thuật tại cấp cơ sở, nhất là vùng sâu, vùng xa còn yếu, chưa đáp ứng yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến toàn trình. Bà đề nghị, trong quá trình triển khai phải quy định rõ lộ trình phân kỳ theo vùng, theo điều kiện hạ tầng, xác định tiêu chuẩn kỹ thuật tối thiểu và gắn với trách nhiệm đầu tư của Nhà nước, không để đẩy rủi ro xuống cấp cơ sở.
Về nguồn lực con người, hiện nhiều nơi chỉ có một công chức tư pháp hộ tịch phải xử lý toàn bộ khối công việc, vận hành nhiều hệ thống khai thác dữ liệu liên thông. “Nếu không giải quyết bài toán về nhân lực thì mọi cải cách về quy trình chỉ là tăng tải cho thực thi. Cần có cơ chế hỗ trợ nhân lực linh hoạt, kể cả hợp đồng chuyên môn và phải đi kèm chương trình đào tạo kỹ năng số thực chất, không phải đào tạo hình thức”, bà Cil Bri kiến nghị.
Giải pháp đồng bộ
Để thực hiện thủ tục trên môi trường điện tử hiệu quả, Phó Trưởng đoàn chuyên trách Đoàn đại biểu Quốc hội thành phố Cần Thơ Tô Ái Vang cho rằng, cần liên thông 100%, đồng bộ hóa thời gian thực hiện và nhất quán sử dụng số định danh cá nhân làm chìa khóa truy xuất thông tin hộ tịch trên VNeID. Về quy trình, thủ tục, phải thực hiện một cửa số, tích hợp dịch vụ công hộ tịch vào VNeID, sử dụng VNeID thay thế trích lục giấy tờ. Bên cạnh đó, cần chia sẻ quyền quản trị cho cấp xã, phường để cán bộ tư pháp - hộ tịch và công an xã, phường được cấp quyền truy cập chung vào một giao diện quản lý dữ liệu dân cư tại địa bàn, chỉnh sửa sai sót thông tin hộ tịch ngay tại cơ sở và số hóa sổ hộ tịch cũ. Nếu thông tin hộ tịch trên VNeID sai lệch, người dân có thể chụp ảnh giấy tờ gốc gửi yêu cầu đính chính ngay trên ứng dụng, cán bộ tư pháp - hộ tịch dựa vào đó phê duyệt thay vì người dân phải đến trụ sở cơ quan quản lý nhà nước.
Trong lĩnh vực công chứng, Ủy viên hoạt động chuyên trách tại Ủy ban Pháp luật và Tư pháp của Quốc hội Lê Thanh Hoàn đề nghị, chính quyền địa phương các cấp nên cung cấp quyền truy cập cơ sở dữ liệu công chứng cho các công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương khác khi có nhu cầu, cho đến khi cơ sở dữ liệu tập trung ở Trung ương hoàn thành, qua đó tăng cường hiệu quả công chứng trên phạm vi toàn quốc.
