Theo Thông tư 28 năm 2026 của Bộ Nội vụ có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2026, để sử dụng nền tảng hợp đồng lao động điện tử, người sử dụng lao động và người lao động phải đăng ký tài khoản truy cập theo quy định.
Cách thức đăng nhập nền tảng hợp đồng lao động điện tử
Người lao động và người sử dụng lao động sử dụng tài khoản định danh điện tử do hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia (VNeID) cấp để đăng nhập nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Cụ thể:
- Người lao động sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân.
- Người sử dụng lao động là tổ chức sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức.
- Người sử dụng lao động là cá nhân sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân.
Đối với trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức không đăng ký được tài khoản định danh điện tử tổ chức theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử, tổ chức đó cần đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập.
Thông tư 28 cũng quy định nền tảng hợp đồng lao động điện tử sẽ khai thác trạng thái hiệu lực của tài khoản định danh điện tử do hệ thống quốc gia cung cấp. Trường hợp tài khoản bị khóa hoặc thay đổi trạng thái theo quy định của pháp luật, quyền truy cập và sử dụng tài khoản trên nền tảng cũng được điều chỉnh tương ứng.
Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử
Theo Nghị định 337 năm 2025 có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2026, chậm nhất là ngày 1 tháng 7 năm 2026, nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được chính thức đưa vào vận hành. Việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định này từ ngày 1 tháng 7 năm 2026.
Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.
Nhà nước khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.
Nhà nước sử dụng mã ID để quản lý dữ liệu
Một nội dung đáng chú ý khác là mỗi hợp đồng lao động điện tử khi được gửi về nền tảng hợp đồng lao động điện tử và bảo đảm các quy định sẽ được cấp một mã định danh (ID) duy nhất, không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng lao động điện tử nào khác. ID được cấp một lần và không thay đổi trong trường hợp hợp đồng lao động điện tử được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Các phụ lục, thông báo tạm hoãn, thông báo chấm dứt hợp đồng lao động điện tử được gắn ID của hợp đồng đó.
Thông tư cũng quy định cơ quan nhà nước sử dụng ID làm mã quản lý dữ liệu số về hợp đồng lao động điện tử. Việc cấp ID không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung hoặc thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử đã được các bên giao kết. Ngoài ra, ID được liên kết với các mã hiển thị hoặc mã tra cứu (theo mã số đơn vị hành chính, mã định danh người lao động, mã số thuế của người sử dụng lao động) do nền tảng hợp đồng lao động điện tử xây dựng phục vụ nhu cầu khai thác dữ liệu nhưng các mã này không thay thế cho ID.
Theo Thông tư 28, Tổng liên đoàn Lao động Việt Nam, Sở Nội vụ, Ban Quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ cùng công chức, viên chức, người lao động được giao nhiệm vụ quản lý, vận hành, khai thác nền tảng hợp đồng lao động điện tử sử dụng tài khoản do Bộ Nội vụ cấp.
