Doanh nghiệp thắc mắc về chi trả lương bằng tiền mặt và chi phí trừ thuế TNDN
Một doanh nghiệp vừa gửi câu hỏi đến Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính, đề nghị hướng dẫn chính sách thuế liên quan đến việc chi trả tiền lương, tiền công bằng tiền mặt. Doanh nghiệp này muốn biết liệu các khoản chi này có được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hay không, và nếu có hoặc không thì căn cứ vào quy định nào.
Chi tiết về cách thức chi trả lương của doanh nghiệp
Theo nội dung doanh nghiệp trình bày, đơn vị hiện đang chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động bằng tiền mặt, với mức thu nhập dao động từ 11 triệu đồng đến 22 triệu đồng mỗi người mỗi tháng. Cụ thể, từ tháng 12/2025, doanh nghiệp thực hiện trả lương ba lần mỗi tháng:
- Lần 1 vào ngày mùng 10 hàng tháng: 4.990.000 đồng, chi bằng tiền mặt, có phiếu chi.
- Lần 2 vào ngày 20 hàng tháng: 4.990.000 đồng, chi bằng tiền mặt, có phiếu chi.
- Lần 3 từ ngày 31 hàng tháng: 11.000.000 đồng, chi bằng tiền mặt, có phiếu chi.
Doanh nghiệp cho biết việc chi trả được thực hiện theo thỏa thuận giữa hai bên, có đầy đủ bảng thanh toán lương, bảng chấm công và phiếu chi lương. Công ty đề nghị hướng dẫn rõ từng khoản chi nêu trên có được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN hay không.
Phản hồi chính thức từ Thuế tỉnh Lào Cai
Trước thắc mắc này, Thuế tỉnh Lào Cai đã có câu trả lời dựa trên các quy định pháp luật hiện hành. Cơ quan này trích dẫn điểm c khoản 1 Điều 9 Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15, quy định rằng các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải có đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.
Ngoài ra, Thuế tỉnh Lào Cai cũng căn cứ vào Nghị định số 320/2025/NĐ-CP ngày 15 tháng 12 năm 2025, quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp. Theo đó:
- Tại khoản 1 Điều 9, các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng đủ điều kiện, bao gồm việc có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.
- Tại điểm a khoản 8 Điều 10, các khoản chi không được trừ bao gồm chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động mà doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
- Tại điểm b khoản 1 Điều 24, quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt áp dụng từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.
Kết luận và hướng dẫn cụ thể cho doanh nghiệp
Thuế tỉnh Lào Cai kết luận rằng, căn cứ vào các quy định nêu trên, trường hợp doanh nghiệp có khoản chi thanh toán tiền lương, tiền công trả cho người lao động đáp ứng đủ điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP và không thuộc các khoản chi không được trừ quy định tại khoản 8 Điều 10 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP, thì khoản chi này được xác định là khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN.
Đặc biệt, đối với khoản chi thanh toán tiền lương, tiền công từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên cho người lao động kể từ ngày Nghị định số 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành (ngày 15/12/2025), để được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
Cơ quan Thuế cũng lưu ý thêm về các khoản chi trả cụ thể mà doanh nghiệp hỏi:
- Lần 1 và lần 2: Đơn vị chi trả số tiền 4.990.000 đồng bằng tiền mặt đủ điều kiện để tính vào khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN, vì giá trị dưới 05 triệu đồng.
- Lần thứ 3: Đơn vị chi trả số tiền 11.000.000 đồng bằng tiền mặt không đáp ứng đủ yêu cầu để tính vào khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN, do giá trị từ 05 triệu đồng trở lên và thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Qua đây, doanh nghiệp cần lưu ý tuân thủ các quy định về chứng từ thanh toán để đảm bảo tính hợp lý của chi phí khi khai thuế TNDN, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.
