Nghị định 320/2025/NĐ-CP đặt ra yêu cầu mới: các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên phải được thanh toán không dùng tiền mặt mới đủ điều kiện khấu trừ thuế. Điều này tác động trực tiếp đến quy trình chi tiêu của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực vận tải, lữ hành và du lịch, nơi nhân viên thường tạm ứng tiền cá nhân để thanh toán nhiên liệu, lưu trú hay tiếp khách. Quy trình hoàn ứng truyền thống với hóa đơn giấy và đối chiếu thủ công trở nên bất cập khi cần chứng minh tính hợp lệ trước cơ quan thuế.
Thách thức từ quy định thanh toán không dùng tiền mặt
Trước đây, nhân viên thường ứng trước tiền mặt cá nhân, sau đó tập hợp hóa đơn để hoàn ứng. Kế toán phải đối chiếu, hạch toán. Tuy nhiên, với quy định mới, nếu nhân viên thanh toán bằng tài khoản cá nhân rồi hoàn ứng, doanh nghiệp khó chứng minh khoản chi hợp lệ khi quyết toán thuế. Ngược lại, nếu mọi khoản chi phải chuyển khoản trực tiếp từ tài khoản doanh nghiệp qua e-banking với nhiều cấp phê duyệt, quy trình dễ bị chậm trễ, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Giải pháp ủy quyền chi tiêu từ tài khoản doanh nghiệp
Để giải quyết bài toán này, TPBank phát triển Biz Expense trên nền tảng TPBank Biz. Doanh nghiệp chỉ cần thiết lập hạn mức và phạm vi ủy quyền một lần. Nhân viên có thể chủ động thanh toán trực tiếp từ tài khoản doanh nghiệp trong phạm vi được cấp, thông qua ứng dụng TPBank Biz. Dòng tiền luôn được kiểm soát và đáp ứng yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Hệ thống tích hợp các lớp bảo mật như Smart OTP, xác thực sinh trắc học và lưu vết giao dịch theo thời gian thực, giúp chủ doanh nghiệp và kế toán dễ dàng theo dõi và tra soát.
Giảm áp lực vận hành, tối ưu chi phí
Một doanh nghiệp vận hành hơn 80 xe du lịch liên tỉnh từng gặp khó khăn trong đối chiếu chứng từ hoàn ứng và quyết toán thuế do tài xế thanh toán từ tài khoản cá nhân. Sau khi triển khai Biz Expense, doanh nghiệp cấp hạn mức chi tiêu trực tiếp cho từng tài xế. Mọi khoản thanh toán từ tài khoản doanh nghiệp đến nhà cung cấp được thực hiện ngay trên ứng dụng, vừa đáp ứng yêu cầu chứng từ thanh toán, vừa giảm khối lượng xử lý kế toán. Ông Trần Minh Tuấn - đại diện doanh nghiệp chia sẻ: "Điều nhận thấy rõ nhất là quy trình nhanh hơn, việc đối chiếu chứng từ và quyết toán thuế cũng thuận lợi hơn. Doanh nghiệp không còn phải phát hành thẻ cho từng tài xế, qua đó tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành." Theo TPBank, mô hình này phù hợp với các doanh nghiệp vận tải, logistics, du lịch, bán lẻ hoặc dịch vụ hiện trường, nơi nhu cầu thanh toán phát sinh liên tục nhưng cần kiểm soát dòng tiền tập trung.
Công cụ quản trị chi tiêu toàn diện
Đại diện Trung tâm Digital Banking - Khối khách hàng Doanh nghiệp TPBank cho biết: "Điều doanh nghiệp cần không chỉ là một phương thức thanh toán mới, mà là một công cụ giúp cân bằng giữa tính linh hoạt trong vận hành và khả năng kiểm soát rủi ro. Biz Expense được phát triển theo hướng đó, để mỗi khoản chi đều minh bạch và thuận tiện hơn trong quản trị." Với TPBank Biz, các nội dung chi, mục đích chi, tổng số cá nhân được ủy quyền và tổng hạn mức chi đều hiển thị minh bạch, giúp doanh nghiệp vận hành nhẹ nhàng. Khi yêu cầu tuân thủ ngày càng cao, quản trị chi tiêu trở thành năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
Quy trình vận hành Biz Expense
Bước 1: Doanh nghiệp thiết lập hạn mức và thời gian ủy quyền trên TPBank Biz.
Bước 2: Nhân viên thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp từ tài khoản doanh nghiệp thông qua ứng dụng TPBank Biz.
Bước 3: Giao dịch được ghi nhận đầy đủ, đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
Nhân dịp ra mắt, TPBank dành ưu đãi cho khách hàng tổ chức đăng ký sớm: miễn phí trọn đời tính năng Ủy quyền chi Biz Expense; miễn phí quản lý tài khoản và chuyển tiền nội bộ, liên ngân hàng trên TPBank Biz; hỗ trợ mở nhanh tài khoản thanh toán và thu thập sinh trắc học tận nơi cho toàn bộ CBNV doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể đăng ký kích hoạt trực tuyến chỉ trong 3 phút.
