Chuyên gia Vinamilk cảnh báo: Doanh nghiệp dễ 'kẹt' nếu không phân quyền rõ ràng
Tại sự kiện Founder Talk do ERIC Capital tổ chức mới đây, ông Trần Chí Sơn – Trưởng bộ phận Tài chính và Người phụ trách Quản trị Vinamilk đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phân quyền và thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn tăng trưởng. Theo ông, đây là yếu tố sống còn, nếu không làm rõ, tổ chức rất dễ rơi vào 'vùng xám', phát sinh rủi ro và làm chậm toàn bộ vận hành.
Phân quyền: Không chỉ là chia nhỏ quyền lực mà là tối ưu hóa vận hành
Ông Trần Chí Sơn cho biết, khi doanh nghiệp còn nhỏ, việc điều hành có thể tập trung vào một vài cá nhân. Tuy nhiên, khi quy mô mở rộng, số lượng nhân sự tăng lên và cấu trúc tổ chức phức tạp hơn, phân cấp quản lý trở thành yêu cầu bắt buộc. Ông chia sẻ: 'Trong một tổ chức, câu hỏi đầu tiên mà mỗi người cần trả lời là quyền hạn của tôi tới đâu. Nếu không rõ, thì trong quá trình làm việc sẽ phát sinh rất nhiều vấn đề, dẫn đến công việc bị chậm lại hoặc sai lệch.'
Theo ông, bản chất của phân quyền không phải là chia nhỏ quyền lực, mà là giúp hệ thống vận hành hiệu quả hơn. Khi mỗi cấp, mỗi bộ phận hiểu rõ vai trò và trách nhiệm, doanh nghiệp sẽ giảm được tình trạng chồng chéo, tránh việc 'đẩy qua đẩy lại' giữa các phòng ban. Tuy nhiên, ông cảnh báo về rủi ro lớn nhất là 'vùng xám' – khi ranh giới giữa các cấp không được xác định rõ ràng, dễ dẫn đến tranh cãi về trách nhiệm và rủi ro trong quản trị.
Kiểm soát nội bộ: Yếu tố then chốt để lãnh đạo 'ngủ ngon'
Bên cạnh phân cấp quản lý, ông Trần Chí Sơn nhấn mạnh vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc duy trì sự ổn định khi doanh nghiệp tăng trưởng. Ông cho rằng nhiều doanh nghiệp hiện vẫn hiểu chưa đúng về khái niệm này, dẫn đến tâm lý e ngại khi triển khai. 'Kiểm soát nội bộ không phải là đi kiểm tra để phạt, mà đơn giản là các chính sách, quy trình giúp công việc hiệu quả hơn và được kiểm soát tốt hơn,' ông giải thích.
Ông đề xuất một cách đánh giá thực tế: nếu CEO hay chủ doanh nghiệp vẫn còn lo lắng về hàng tồn kho, tiền bạc, công nợ… thì có nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ chưa tốt. Một hệ thống hiệu quả là khi người lãnh đạo cảm thấy an tâm với những gì đang diễn ra. Việc xây dựng hệ thống này không thể làm một lần là xong, mà phải thực hiện liên tục, dựa trên việc nhận diện rủi ro trong từng giai đoạn, bắt đầu từ những khâu rủi ro cao như tiền, hàng tồn kho, công nợ.
Con người và văn hóa: Yếu tố quyết định thành công
Ông Trần Chí Sơn nhận định, không có một mô hình phân cấp chung áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Cách thiết kế hệ thống phụ thuộc vào quy mô, ngành nghề, năng lực và mức độ tin tưởng của đội ngũ lãnh đạo đối với nhân sự. 'Cùng một doanh nghiệp, nhưng nếu lãnh đạo tin tưởng cấp dưới thì có thể giao quyền nhiều hơn. Ngược lại, nếu cần kiểm soát chặt chẽ, phạm vi phân quyền sẽ thu hẹp lại. Do đó, phân cấp không chỉ là vấn đề hệ thống, mà còn là câu chuyện con người,' ông nói.
Đáng chú ý, ông cho rằng yếu tố quyết định không nằm ở quy trình, mà ở con người và văn hóa doanh nghiệp. 'Chúng ta có thể xây dựng hệ thống rất bài bản, nhưng nếu con người không hiểu hoặc không thực hiện đúng thì cũng không mang lại hiệu quả. Ngược lại, có những doanh nghiệp quy trình không quá nhiều nhưng họ vẫn kiểm soát rất tốt, vì yếu tố con người rất mạnh,' ông Trần Chí Sơn nhấn mạnh.
Cuối cùng, ông kết luận rằng mục tiêu của cả phân cấp quản lý và kiểm soát nội bộ không phải là tạo thêm thủ tục, mà là giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và hạn chế rủi ro. 'Quan trọng nhất là hệ thống phải giúp doanh nghiệp vận hành nhanh gọn, có kiểm soát. Khi lãnh đạo cảm thấy yên tâm, có thể 'ngủ ngon', thì đó là dấu hiệu hệ thống đang hoạt động hiệu quả,' ông Trần Chí Sơn chia sẻ.
