Theo bài viết của tác giả Phong Đỗ trên Saigon Gazette, Microsoft Word từ lâu được xem là trình xử lý văn bản phổ biến và mạnh mẽ bậc nhất đối với người dùng Việt, nhờ hệ thống tính năng trải dài từ cơ bản đến nâng cao cùng cộng đồng người dùng đông đảo xây dựng qua nhiều thập kỷ. Tuy nhiên, vị thế đó không đảm bảo Word luôn vượt trội trong mọi tình huống. Khi xét về mức độ dễ tiếp cận, khả năng làm việc ngoại tuyến miễn phí và trải nghiệm đồng bộ đám mây, Word bắt đầu lộ ra những hạn chế đáng kể. Với người dùng phổ thông không cần đến bộ công cụ chuyên sâu, Google Docs ngày càng trở thành lựa chọn thay thế đáng cân nhắc.
Giao diện Ribbon gây khó khăn cho người mới
Word có bề dày phát triển lâu đời, do đó ứng dụng được tích hợp rất nhiều tính năng và sắp xếp trên thanh Ribbon ngang từ năm 2007. Thiết kế này tạo ra đường cong học tập dốc, khiến người dùng mới cảm thấy choáng ngợp, khó tìm thấy chức năng mong muốn và thiếu trực quan.
Ngược lại, Google Docs sở hữu giao diện tinh gọn, hệ thống menu rõ ràng. Chẳng hạn, các tùy chọn định dạng chữ nằm ngay trong mục Format thay vì bị giấu dưới tab Home có tên gọi dễ gây nhầm lẫn như trên Word. Sự khác biệt này giúp người mới nhanh chóng làm quen với thao tác soạn thảo mà không cần học quá nhiều thuật ngữ.
Tính năng ngoại tuyến bị khóa sau gói trả phí
Khả năng soạn thảo ngoại tuyến là một trong những thế mạnh cốt lõi của Word, nhưng trên máy tính, tính năng này bị khóa sau 'bức tường' thu phí. Người dùng phải trả phí định kỳ cho gói Microsoft 365 hoặc bỏ ra số tiền lên tới 179 USD, tương đương khoảng 4,7 triệu đồng, để mua đứt bộ Office 2024.
Trong khi đó, Google Docs miễn phí hoàn toàn cho nhu cầu cá nhân và vẫn hỗ trợ làm việc ngoại tuyến. Người dùng chỉ cần cài đặt tiện ích mở rộng của Chrome hoặc Edge một lần là có thể tạo, chỉnh sửa tài liệu mà không cần kết nối internet. Đây là lợi thế lớn với sinh viên, người làm việc tự do hay những ai thường xuyên di chuyển.
Đồng bộ đám mây phiền toái với Word
Word vốn được thiết kế theo hướng ưu tiên hoạt động ngoại tuyến. Muốn dùng tính năng tự động lưu hoặc cộng tác trực tuyến, người dùng phải chủ động tải từng tệp lên OneDrive. Việc thao tác thủ công cho mỗi tài liệu không chỉ mất thời gian mà còn làm tăng nguy cơ mất dữ liệu nếu chưa kịp tải lên trước khi xảy ra sự cố.
Ngược lại, Google Docs là ứng dụng ưu tiên đám mây, mọi tài liệu tạo trực tuyến được tự động đồng bộ ngay lập tức. Nếu người dùng Word không tải file lên OneDrive, lịch sử phiên bản sẽ bị vô hiệu hóa và họ chỉ có thể trông cậy vào tính năng khôi phục tài liệu hoạt động khá chập chờn. Với Google Docs, việc cộng tác theo thời gian thực với nhiều người dùng cũng trở nên mượt mà hơn nhờ mọi thay đổi được ghi nhận liên tục.
Lỗi định dạng giữa các phiên bản Word vẫn chưa được giải quyết triệt để
Chia sẻ tài liệu Word giữa các phiên bản khác nhau, chẳng hạn Microsoft 365 và Office 2021, thường dẫn đến lỗi định dạng, đặc biệt là font chữ. Người dùng buộc phải làm việc trong những ràng buộc nhất định hoặc phải xuất tệp sang PDF, thao tác khá bất tiện khi cần chỉnh sửa sau đó.
Vì là ứng dụng web, Google Docs luôn khiến mọi người dùng chạy trên cùng một phiên bản cập nhật nhất. Nhờ đó, tình trạng lệch định dạng giữa các phiên bản gần như không xảy ra. Tuy nhiên, vẫn tồn tại điểm cần lưu ý: khi tải tài liệu Google Docs xuống định dạng .docx để mở bằng Word, hệ thống có thể phát sinh lỗi ở bảng biểu và hình ảnh. Do đó, tùy vào nhu cầu sử dụng, người dùng có thể cân nhắc chọn nền tảng phù hợp.
