Ra mắt từ năm 2012, Google Drive luôn được định vị là một nền tảng sáng tạo và cộng tác trực tuyến sâu rộng, không chỉ là kho lưu trữ dữ liệu đám mây đơn thuần. Tuy nhiên, phần lớn người dùng hiện nay vẫn chỉ xem công cụ này như một chiếc USB 'trên mây' để lưu giữ dữ liệu. Thực tế, hệ sinh thái này ẩn chứa những tính năng cực kỳ hữu dụng mà ít người khai thác hết. Nếu biết cách tận dụng, bạn sẽ biến Google Drive thành một trợ lý công việc đắc lực.
Quét tài liệu bằng ứng dụng Google Drive trên di động
Ứng dụng Google Drive trên cả Android và iOS hiện đã được tích hợp sẵn chức năng quét tài liệu giấy tiện lợi. Người dùng Android chỉ cần chạm vào biểu tượng camera, trong khi người dùng iPhone ấn vào dấu cộng và chọn tính năng quét (Scan document). Hệ thống cũng cho phép áp dụng công cụ này đối với những bức ảnh chụp tài liệu có sẵn từ thư viện.
Sau khi chụp, bạn có thể căn chỉnh lại bản quét, chụp lại hoặc quét liên tiếp nhiều trang để lưu thành tệp PDF duy nhất. Phần mềm thông minh tự động bù đắp các góc nghiêng để tạo ra thành phẩm chuẩn như máy quét truyền thống. Tuy nhiên, tính năng này không thể sửa đổi nếu bức ảnh gốc có chất lượng quá kém.
Tìm kiếm văn bản bên trong hình ảnh và tệp PDF
Một trong những khả năng ấn tượng của Google Drive là hỗ trợ tìm kiếm đa định dạng. Hệ thống cho phép tìm kiếm các từ ngữ nằm sâu bên trong tài liệu PDF hoặc ảnh chụp thông thường. Tính năng tương tự cũng đã được cập nhật cho Google Photos, dù hai ứng dụng lưu trữ dữ liệu ở hai vị trí khác nhau.
Để sử dụng, bạn không cần cài đặt đặc biệt nào ngoài việc nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm mặc định. Nếu đoạn văn bản đó tồn tại bên trong hình ảnh hoặc PDF, hệ thống sẽ lập tức trả về kết quả chính xác. Bạn cũng có thể dùng bộ lọc để tìm riêng một định dạng nhằm cắt giảm kết quả không liên quan.
Chuyển đổi hình ảnh thành văn bản có thể chỉnh sửa
Nếu muốn chỉnh sửa nội dung của tệp PDF hoặc ảnh chụp, Google Drive cung cấp công cụ chuyển đổi sang định dạng văn bản. Chỉ với vài cú nhấp chuột trên máy tính, các tệp nguồn sẽ biến thành tài liệu Google Docs mới chứa toàn bộ chữ viết. Hệ thống thậm chí cố gắng giữ nguyên phông chữ và định dạng văn bản gốc.
Để đạt kết quả tốt nhất, cần đảm bảo tệp tin không lớn hơn 2 MB, tài liệu phải nằm đúng chiều, chữ viết nhỏ nhất cao tối thiểu 10 pixel và sử dụng font chữ phổ biến để công cụ nhận dạng ký tự quang học (OCR) đọc chính xác. Tuy nhiên, tính năng hiện chưa thể sử dụng trên ứng dụng di động.
Lưu giữ toàn bộ lịch sử phiên bản công việc
Khi làm việc nhóm trên thư mục chia sẻ, việc theo dõi ai đã đóng góp hoặc chỉnh sửa nội dung thường rất khó khăn. Google Drive giải quyết bằng cách lưu giữ hồ sơ tỉ mỉ về mọi tiến trình và mốc thời gian. Người dùng không phải lo lắng về việc ai đó vô tình xóa sạch dữ liệu.
Khi mở một tài liệu, bạn vào menu File > chọn Version History để xem chi tiết mọi chỉnh sửa. Người dùng có quyền quay ngược thời gian về phiên bản cũ, hoặc tạo nhánh tài liệu mới từ quá khứ mà không làm mất bản hiện tại. Tại trang chủ Drive, mục Gần đây hiển thị đầy đủ biến động do người có quyền truy cập thực hiện.
Chia sẻ tệp tin như một máy chủ web thu nhỏ
Nhờ internet băng thông rộng, việc chia sẻ tệp dung lượng lớn qua email thường gặp rào cản do giới hạn 25 MB của Gmail. Google Drive đóng vai trò máy chủ lưu trữ riêng, cho phép tải lên hầu như bất kỳ định dạng tệp nào. Hệ thống cấp một đường liên kết chia sẻ để bạn gửi cho người khác chỉ với vài thao tác.
Bạn có thể tùy chọn chia sẻ tệp với một vài người cụ thể hoặc công khai cho bất kỳ ai có liên kết. Nếu muốn gửi nhiều tệp cùng lúc, nén chúng thành tệp ZIP là giải pháp vững chắc, đồng thời giúp mã hóa dữ liệu. Phương pháp khác là gom tất cả vào một thư mục chung trên Drive rồi chia sẻ toàn bộ thư mục đó.
Cộng tác trong thời gian thực
Phương pháp chuyển tiếp vòng tròn truyền thống bằng cách gửi qua lại các tệp Word thường tạo ra thảm họa với các đoạn văn bản đầy màu sắc. Google Drive xóa bỏ cơn đau đầu này khi chỉ duy trì phiên bản trực tuyến duy nhất của tài liệu. Mọi thành viên trong nhóm đều có thể nhìn thấy nhận xét và thay đổi của nhau theo thời gian thực.
Hệ thống cho phép chuyển sang chế độ gợi ý để đưa ra sửa đổi tạm thời trước khi được phê duyệt. Mỗi người tham gia được chỉ định vai trò cụ thể: người xem, người nhận xét hoặc người chỉnh sửa. Tính năng này cho phép nhiều người cùng viết vào một tài liệu cùng lúc mà vẫn đảm bảo an toàn nhờ lịch sử phiên bản.
Lưu trữ và quản lý biểu mẫu, khảo sát và câu đố
Một bí mật ít người chú ý là khả năng tạo khảo sát, câu đố nhanh thông qua công cụ Google Docs nằm ngay trong Drive. Tùy chọn này thường xuất hiện ở cuối danh sách khi bạn tạo một loại tài liệu mới. Chỉ cần nắm vững các bước cơ bản, bạn có thể xây dựng và gửi bảng câu hỏi trong vài phút.
Người dùng có thể thiết kế câu hỏi dạng trắc nghiệm hoặc câu hỏi mở tùy nhu cầu. Toàn bộ dữ liệu thu thập từ người phản hồi tự động ghi lại vào bảng tính Google Trang tính đi kèm. Nếu cần tính toán nâng cao, bạn có thể tải bảng dữ liệu về dưới định dạng Excel.
Thêm nhận xét trực tiếp vào tệp PDF và tài liệu
Thay vì xử lý hoặc chuyển đổi định dạng phức tạp, bạn có thể ghi chú trực tiếp lên các tệp PDF ngay trên Google Drive. Đối với người dùng Android, ứng dụng cho phép viết vẽ trực tiếp lên bề mặt tệp. Tính năng này trở nên đắc lực nếu thiết bị có hỗ trợ bút cảm ứng hoặc khi thao tác trên màn hình lớn.
Trên các nền tảng khác, vẫn có thể để lại bình luận tương tự như làm việc với tài liệu Google Docs. Người dùng chỉ cần bôi đen đoạn văn bản cần lưu ý, vào mục Insert và chọn Comment. Sau đó, tất cả người được chia sẻ tài liệu đều có thể nhìn thấy và tương tác với các ghi chú này.
