Dữ liệu số đang dần thay đổi cách thức quản lý của các hộ kinh doanh, từ mô hình thủ công truyền thống sang quản trị dựa trên dữ liệu. Thay vì ghi chép tay hay dựa vào kinh nghiệm cá nhân, nhiều hộ kinh doanh hiện đã sử dụng hóa đơn điện tử, thanh toán số và phần mềm quản lý bán hàng để vận hành hiệu quả hơn.
Thay đổi tư duy quản trị
Tại tọa đàm do Báo Nhân Dân tổ chức ngày 26/5, bà Nguyễn Thị Minh Khuê, Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo, cho biết trong quá trình triển khai giải pháp cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp ghi nhận sự thay đổi rõ rệt trong tư duy quản trị của nhiều nhà bán hàng nhỏ lẻ. Ngày càng nhiều hộ kinh doanh không chỉ quan tâm đến số lượng hàng bán ra mà còn chú ý đến quản trị dòng tiền, biên lợi nhuận, tồn kho và khả năng kiểm soát doanh thu theo từng giai đoạn.
Bà Khuê nhấn mạnh: "Nhiều hộ kinh doanh đã quen thuộc với các thao tác như xem báo cáo doanh thu thường xuyên hơn; chủ động theo dõi doanh thu theo ngày, tháng; quan tâm tới biên lợi nhuận; kiểm soát tồn kho và dòng tiền". Điều này cho thấy hộ kinh doanh đang chuyển từ mô hình quản lý cảm tính sang mô hình quản trị bài bản hơn. Khi dữ liệu kinh doanh được số hóa, người kinh doanh có thể nhìn rõ tình hình hoạt động, chủ động lập kế hoạch vận hành thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm hoặc ghi nhớ thủ công.
Môi trường kinh doanh minh bạch hơn
Sự thay đổi này diễn ra trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng minh bạch và dữ liệu số phổ biến hơn. Theo bà Nguyễn Thị Minh Khuê, các chủ trương chuyển đổi số đang thúc đẩy môi trường kinh doanh minh bạch, đồng thời đặt ra yêu cầu hộ kinh doanh phải thay đổi cách vận hành. Điều hộ kinh doanh cần hiện nay không phải những hệ thống quá phức tạp mà là các công cụ đủ đơn giản để ai cũng có thể sử dụng. Bà Khuê nhấn mạnh: "Hộ kinh doanh cần dễ dùng, dễ hiểu, triển khai nhanh".
Một trong những vấn đề lớn nhất hiện nay là dữ liệu bán hàng, hóa đơn điện tử và kế toán ở nhiều hộ kinh doanh vẫn còn rời rạc. Với các mô hình bán hàng đa kênh, thanh toán đa phương thức hoặc kinh doanh tại nhiều địa điểm, việc đồng bộ dữ liệu trở nên đặc biệt quan trọng. Dữ liệu số đang dần thay đổi nền tảng vận hành của khu vực hộ kinh doanh: mỗi giao dịch thanh toán, mỗi đơn hàng hay mỗi hóa đơn điện tử đều để lại dấu vết dữ liệu, giúp hoạt động kinh doanh chuyển từ thủ công sang quản trị dựa trên dữ liệu.
Lợi ích từ hóa đơn điện tử
Bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam, cho rằng việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ phục vụ cơ quan quản lý mà còn mang lại lợi ích trực tiếp cho chính hộ kinh doanh. Khi giao dịch được minh bạch hóa, hộ kinh doanh thuận lợi hơn trong việc chứng minh nguồn gốc hàng hóa, hoàn thiện hồ sơ tài chính và tham gia sâu hơn vào chuỗi cung ứng chính thức. Ngoài ra, khi dữ liệu tài chính rõ ràng, các tổ chức tín dụng và nhà đầu tư có thêm cơ sở để đánh giá năng lực hoạt động, mở ra cơ hội tiếp cận vốn vay hoặc thu hút đầu tư – điều vốn là điểm yếu kéo dài của khu vực kinh tế cá thể.
Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi này cũng đặt ra không ít thách thức, đặc biệt với nhóm hộ kinh doanh nhỏ hoặc đã quen với phương thức vận hành thủ công. Bà Cúc dẫn thực tế khảo sát tại nhiều chợ truyền thống hoặc quán ăn bình dân, nơi nhân viên tính tiền bằng cách “đếm đĩa”, thu tiền mặt trực tiếp tại bàn và rất khó xác định doanh thu thực tế. Nếu không có sự hỗ trợ từ thanh toán điện tử, mã QR hoặc máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, việc kiểm soát dòng tiền sẽ tiếp tục là bài toán khó. Bà Cúc nhấn mạnh: "Việc kết hợp đồng bộ giữa cải cách phương pháp tính thuế, hiện đại hóa thanh toán số và nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật sẽ giúp hoạt động kinh doanh minh bạch hơn, đồng thời hỗ trợ người dân làm giàu chính đáng và bền vững".
Hóa đơn điện tử trở thành nền tảng vận hành
Cùng với quá trình chuyển đổi số, vai trò của hóa đơn điện tử đang thay đổi nhanh chóng. Nếu trước đây nhiều hộ kinh doanh xem hóa đơn điện tử chủ yếu như một yêu cầu phục vụ quản lý thuế thì nay, công cụ này đang dần trở thành một phần của hệ thống quản trị kinh doanh. Theo bà Nguyễn Thị Minh Khuê, khi hộ kinh doanh bán hàng đa kênh, thanh toán bằng nhiều phương thức, sử dụng hóa đơn điện tử và quản lý doanh thu ở nhiều địa điểm, điều quan trọng nhất là dữ liệu trên phần mềm bán hàng, phần mềm hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán phải được kết nối đồng bộ thay vì vận hành rời rạc. Hóa đơn điện tử không còn đơn thuần là chứng từ thuế, mà đã trở thành mắt xích trong toàn bộ quy trình vận hành kinh doanh.
Không dừng ở đó, công nghệ mới và trí tuệ nhân tạo (AI) cũng đang bắt đầu tham gia vào hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh nhỏ lẻ. Theo bà Khuê, AI hiện có thể hỗ trợ như một nhân viên chăm sóc khách hàng hoạt động liên tục 24/7, giúp hộ kinh doanh giảm chi phí thuê nhân sự trực tổng đài. Doanh nghiệp công nghệ hiện không chỉ cung cấp phần mềm mà còn phải đóng vai trò đồng hành, giúp hộ kinh doanh thích nghi thuận lợi hơn với môi trường kinh doanh mới.
Đại diện cơ quan thuế, bà Nguyễn Thị Thu, Trưởng Ban Nghiệp vụ Thuế (Cục Thuế), cho rằng dữ liệu hóa đơn điện tử hiện đã trở thành một trong những nguồn dữ liệu quan trọng nhất phục vụ quản lý thuế. Dữ liệu này không chỉ hỗ trợ kê khai, đối chiếu thông tin và giảm sai sót cho người nộp thuế mà còn giúp cơ quan quản lý theo dõi doanh thu, đối chiếu với dữ liệu thanh toán và phân tích rủi ro. Việc đánh giá rủi ro hiện nay không còn dựa chủ yếu vào kiểm tra thủ công mà được thực hiện thông qua kết nối nhiều nguồn dữ liệu như hóa đơn điện tử, dữ liệu từ nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển, ngân hàng thương mại, trung gian thanh toán và các nguồn khác theo quy định pháp luật. Bà Thu nhấn mạnh: "Về cơ bản, pháp luật về quản lý thuế và pháp luật liên quan đã có sự đồng bộ nhằm bảo đảm không có ‘khoảng trống dữ liệu’ trong quản lý".
Nhìn rộng hơn, sự thay đổi đang diễn ra cho thấy khu vực hộ kinh doanh đang bước vào một quá trình chuyển đổi sâu hơn so với việc áp dụng một công cụ công nghệ đơn lẻ. Đó là quá trình chuyển từ mô hình vận hành dựa chủ yếu vào kinh nghiệm sang mô hình quản trị dựa trên dữ liệu; từ giao dịch tiền mặt và ghi chép thủ công sang hệ thống vận hành số hóa, liên thông và minh bạch hơn. Dữ liệu số đang dần trở thành yếu tố định hình lại cách hộ kinh doanh vận hành, quản lý doanh thu và ứng xử với nghĩa vụ thuế trong giai đoạn mới.
