Một người phụ nữ tại Hà Nội đã vô cùng bất ngờ khi phát hiện ra rằng cái tên mà bà đã sử dụng suốt 50 năm qua lại không hề trùng khớp với tên trên giấy khai sinh gốc của mình. Sự việc này đã gây xôn xao dư luận và đặt ra nhiều câu hỏi về công tác quản lý hồ sơ, giấy tờ tại địa phương.
Bất ngờ phát hiện tên gọi sai lệch
Bà Nguyễn Thị Hằng, cư trú tại xã Minh Châu, Hà Nội, cho biết suốt từ nhỏ đến nay, bà luôn mang tên Nguyễn Thị Hằng. Tên này xuất hiện trên mọi giấy tờ quan trọng, từ hồ sơ đi học, căn cước công dân cho đến giấy đăng ký kết hôn. Thế nhưng, vào cuối tháng 5 vừa qua, một cuộc gọi từ người thân đã khiến bà bàng hoàng. Người thân hỏi bà còn tên nào khác không, và bà khẳng định chỉ có một tên duy nhất. Tuy nhiên, khi người thân làm thủ tục thừa kế đất đai và đến UBND xã Minh Châu để xác nhận thông tin, các công chức tại đây đã tra cứu hệ thống hồ sơ gốc và phát hiện ra rằng tên khai sinh gốc của bà là Nguyễn Thị Thiện, hoàn toàn khác với tên bà vẫn dùng.
Không chỉ tên gọi, ngay cả ngày tháng năm sinh của bà trên giấy khai sinh và căn cước cũng không trùng khớp. Điều này càng làm tăng thêm sự hoang mang và khó khăn cho bà trong việc giải quyết các thủ tục hành chính.
Nhiều người dân cùng cảnh ngộ
Không chỉ riêng bà Hằng, nhiều người dân khác tại xã Minh Châu cũng rơi vào tình cảnh tương tự. Chị Nguyễn Thị Tiệp, ở xóm 4, xã Minh Châu, cũng phải đến bộ phận một cửa để làm thủ tục điều chỉnh năm sinh của mình, vì có sự chênh lệch 2 tuổi giữa các loại giấy tờ.
Công chức Nguyễn Thị Hồng Trang, người phụ trách điểm phục vụ hành chính công xã Minh Châu, cho biết mỗi ngày chị tiếp nhận hàng chục thủ tục yêu cầu điều chỉnh thông tin. Có những trường hợp xử lý nhanh, nhưng không ít trường hợp cần nhiều thời gian để hoàn tất.
Nguyên nhân của tình trạng sai lệch thông tin
Theo chị Trang, nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng sai lệch thông tin là do công tác lưu trữ hồ sơ và số hóa tại địa phương gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là ảnh hưởng của thiên tai, lũ lụt. Trong khi nhiều địa phương khác có thể lưu trữ hồ sơ từ những năm 1950, 1960, thì tại xã Minh Châu, hồ sơ gốc chỉ được lưu trữ từ những năm 1970.
Bên cạnh đó, nhiều người dân chưa tìm kiếm kỹ lưỡng giấy tờ tại nhà mà đã vội báo mất, gây khó khăn cho cả công dân và cán bộ. Chị Trang dẫn chứng trường hợp một người dân báo mất giấy khai tử của người thân, trong khi giấy tờ này mới được cấp năm trước. Nếu họ mang giấy tờ đó đi công chứng, quy trình sẽ nhanh hơn nhiều so với việc cán bộ phải rà soát lại toàn bộ hồ sơ tại xã.
Một nguyên nhân khác là do trước đây, công chức địa phương có thể là người quen, tin tưởng vào thông tin người dân cung cấp để cấp bản sao mà không kiểm tra kỹ hồ sơ gốc. Chị Trang từng gặp trường hợp một công dân mang ra hai bản sao khai sinh đã chứng thực nhưng lại có thông tin khác nhau. Khi tra cứu, họ không tìm thấy hồ sơ gốc lưu trữ tại xã, gây khó khăn cho việc xác minh.
Giải pháp từ chính quyền địa phương
Chủ tịch UBND xã Minh Châu, ông Bùi Thái Sơn, cho biết xã Minh Châu là xã đảo duy nhất của Hà Nội, nằm giữa ngã ba sông Hồng, sông Đà và sông Lô, cách trung tâm thành phố khoảng 60 km. Do vị trí đặc thù, nhiều tài liệu lưu trữ đã bị cuốn trôi hoặc hư hỏng trong các đợt lũ lụt.
Ông Sơn giải thích thêm, trước đây, trong các đợt kê khai làm giấy tờ tùy thân, nhiều người dân đã làm mất hồ sơ gốc. Khi không còn tài liệu gốc, họ phải dựa vào trí nhớ để cung cấp thông tin, dẫn đến sai lệch. Thực tế, không ít trường hợp người đi khai sinh đặt tên cho con em khác với tên thường gọi ở nhà. Trong quá trình sinh sống, người dân có thể làm mất giấy khai sinh gốc, và qua các đợt kê khai, con cháu lại điền tên thường gọi, gây ra sự sai lệch.
Để khắc phục tình trạng này, chính quyền xã Minh Châu đã thông báo đến các hộ dân, hướng dẫn họ đính chính thông tin dựa trên các trường dữ liệu lưu trữ tại địa phương. Những trường hợp như của bà Hằng sẽ được căn cứ vào hồ sơ gốc là giấy khai sinh để điều chỉnh các thông tin liên quan. Với các giấy tờ tùy thân do cơ quan nào cấp, công dân sẽ thực hiện thủ tục điều chỉnh tại cơ quan đó.
Sự việc này là một lời cảnh báo về tầm quan trọng của việc bảo quản và quản lý hồ sơ gốc, cũng như sự cần thiết của việc kiểm tra, đối chiếu thông tin khi thực hiện các thủ tục hành chính.
