Ngày 1/7/2026, Thông tư số 83/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính chính thức có hiệu lực, thay thế nhiều quy định trước đây về hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan. Một trong những thay đổi quan trọng nhất là chuyển phương thức quản lý từ "điều kiện kinh doanh" sang "tiêu chuẩn hoạt động", phù hợp chủ trương cải cách thủ tục hành chính, cắt giảm điều kiện kinh doanh và tăng cường phân cấp, phân quyền trong quản lý nhà nước.
Chuyển từ cấp phép sang tự chịu trách nhiệm
Trước đây, hoạt động kinh doanh dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan thuộc nhóm ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Doanh nghiệp muốn hoạt động phải đáp ứng các điều kiện theo quy định và được cơ quan hải quan cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện trước khi cung cấp dịch vụ. Theo quy định mới, doanh nghiệp không còn phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động. Thay vào đó, doanh nghiệp tự rà soát việc đáp ứng các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật, chủ động thông báo với Cục Hải quan trước khi chính thức cung cấp dịch vụ và tự chịu trách nhiệm về việc đáp ứng các tiêu chuẩn đó.
Tiêu chuẩn cụ thể đối với doanh nghiệp
Thông tư 83/2026/TT-BTC quy định rõ tiêu chuẩn đối với doanh nghiệp hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan. Thứ nhất, doanh nghiệp phải được thành lập và đang hoạt động theo đúng quy định của pháp luật; người đứng tên thành lập doanh nghiệp không thuộc trường hợp bị cấm theo quy định. Thứ hai, doanh nghiệp phải có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu khai hải quan điện tử, bao gồm phần mềm khai hải quan, chữ ký số, kết nối internet, hệ thống máy tính và các điều kiện kỹ thuật khác. Đây là yêu cầu quan trọng trong bối cảnh ngành Hải quan đẩy mạnh chuyển đổi số, hướng tới mô hình hải quan số, hải quan thông minh.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải có đội ngũ nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn và không thuộc danh sách các đại lý bị dừng hoạt động do vi phạm.
Tiêu chuẩn đối với nhân viên đại lý
Đối với nhân viên, Thông tư quy định: phải là công dân Việt Nam từ đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự, trình độ từ cao đẳng trở lên. Ngoài ra, nhân viên phải có chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan theo quy định. Trường hợp chứng chỉ đã cấp quá 5 năm thì phải hoàn thành khóa đào tạo bổ sung kiến thức pháp luật hải quan trong thời gian 3 năm tính đến thời điểm doanh nghiệp gửi thông báo. Nhân viên cũng phải tham gia chương trình cập nhật kiến thức định kỳ, được cấp mã số nhân viên đại lý và không thuộc danh sách bị cấm cấp mã số do vi phạm.
Việc quy định cụ thể các tiêu chuẩn thay cho cơ chế cấp phép trước khi hoạt động thể hiện cách tiếp cận mới: cơ quan quản lý chuyển sang yêu cầu doanh nghiệp chủ động bảo đảm tiêu chuẩn và chịu trách nhiệm trong suốt quá trình hoạt động. Đây là xu hướng giảm chi phí gia nhập thị trường, tạo môi trường kinh doanh thuận lợi nhưng vẫn bảo đảm hiệu quả quản lý qua cơ chế giám sát sau hoạt động.
Doanh nghiệp chủ động hơn, trách nhiệm cao hơn
Đi cùng cắt giảm thủ tục hành chính là sự thay đổi phương thức quản lý. Thay vì chờ cấp giấy chứng nhận, doanh nghiệp có thể chủ động triển khai dịch vụ sau khi đáp ứng tiêu chuẩn và thông báo. Điều này rút ngắn thời gian gia nhập thị trường, giảm hồ sơ, giấy tờ và chi phí. Tuy nhiên, cơ chế mới đặt ra yêu cầu cao hơn về trách nhiệm: doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động; cơ quan hải quan thực hiện hậu kiểm để đánh giá việc duy trì tiêu chuẩn. Nếu phát hiện không đáp ứng, quyền hoạt động sẽ bị dừng trên hệ thống dữ liệu điện tử hải quan.
Như vậy, giảm thủ tục không đồng nghĩa nới lỏng quản lý; doanh nghiệp phải thường xuyên rà soát, duy trì tiêu chuẩn về nhân sự, hạ tầng công nghệ thông tin và chấp hành pháp luật.
Đổi mới thi và cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan
Thông tư thay đổi việc tổ chức thi và cấp chứng chỉ. Đăng ký dự thi được thực hiện hoàn toàn trực tuyến qua Cổng dịch vụ công của Cục Hải quan, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao công khai, minh bạch. Hình thức thi trắc nghiệm trên máy tính tiếp tục được áp dụng, bảo đảm khách quan, chính xác, rút ngắn thời gian công bố kết quả.
Thông tư bãi bỏ quy định về phúc khảo, miễn thi một số môn và bảo lưu kết quả thi vốn có tại Thông tư 12/2015/TT-BTC. Đồng thời, quy định mới về hủy bỏ chứng chỉ nếu cá nhân vi phạm quy chế thi hoặc có hành vi vi phạm nghiêm trọng trong hoạt động nghề nghiệp, góp phần nâng cao kỷ cương và tính răn đe.
Doanh nghiệp cần rà soát để thích ứng
Các doanh nghiệp đang hoạt động cần nhanh chóng rà soát tổ chức, nhân sự, hạ tầng kỹ thuật để đáp ứng tiêu chuẩn mới. Cần xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ nhằm duy trì đáp ứng tiêu chuẩn trong suốt quá trình hoạt động, tránh bị dừng quyền hoạt động trên hệ thống hải quan điện tử. Đối với nhân viên, việc cập nhật kiến thức pháp luật, theo dõi thời hạn chứng chỉ và tham gia bồi dưỡng là yêu cầu bắt buộc.
Thông tư 83/2026/TT-BTC không chỉ sửa đổi quy định mà còn thay đổi cách quản lý theo hướng hiện đại: doanh nghiệp chủ động hơn, cơ quan quản lý chuyển sang hậu kiểm. Sự kết hợp giữa cắt giảm thủ tục, ứng dụng công nghệ và nâng cao trách nhiệm kỳ vọng sẽ xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, thuận lợi, nâng cao chất lượng hoạt động đại lý hải quan.
