Biết là quyền lợi chính đáng, nhưng vấn đề là: Bạn đang “xin nghỉ phép” hay đang “thông báo nghỉ phép”?
“Mai nhà em có việc, em xin phép nghỉ ngày mai ạ”.
“Ngày mai nhà em có việc, em xin phép nghỉ được không ạ?”.
Thoạt nghe, hai câu trên tưởng chừng chẳng có gì khác biệt, cùng truyền tải nội dung “nhà có việc” và “xin nghỉ phép”. Tuy nhiên, nếu để ý kỹ hơn, bạn sẽ thấy cách nói thứ nhất thuần túy là “thông báo nghỉ phép” – nghĩa là chẳng cần cấp trên đồng ý, bạn đã tự mặc định ngày mai mình nghỉ vì “nhà có việc”. Còn cách nói thứ hai thể hiện tinh thần xin phép, đang chờ cấp trên phản hồi.
Trước đây, thời mới đi làm, tôi không có ý niệm gì về sự khác biệt này. Nhưng bây giờ, khi là quản lý của một nhóm 7 nhân sự, câu chuyện lại rất khác. Vấn đề không hẳn là việc nhân viên xin nghỉ phép, vì đó là quyền lợi chính đáng của họ.
1. Thông báo nghỉ phép: Khi sự vắng mặt là điều khó tránh khỏi
Có những tình huống mà việc đi làm gần như không còn là lựa chọn khả thi. Chẳng hạn như nhân sự bị ốm nặng phải nhập viện, gặp tai nạn hay gia đình có việc bất khả kháng. Khi đó, thông báo nghỉ phép là điều hoàn toàn dễ hiểu.
Trong các trường hợp này, điều tôi kỳ vọng không phải là nhân viên cố đi làm, mà chỉ đơn giản là thông báo sớm nhất có thể để cả nhóm sắp xếp công việc hoặc hỗ trợ nếu cần. Nói cách khác, trọng tâm của cuộc trao đổi lúc này là cung cấp thông tin, chứ không phải thương lượng về việc có được nghỉ hay không.
“Thông báo nghỉ phép” không phải là việc sai trái, vấn đề là tùy lý do, tùy hoàn cảnh. Tinh thần của việc thông báo chỉ phù hợp khi bạn thực sự rơi vào hoàn cảnh khẩn cấp hoặc bất khả kháng, khiến việc tiếp tục làm việc gần như không thể.
2. Xin nghỉ phép: Khi cần sự phối hợp và sắp xếp từ tập thể
Không ít trường hợp nghỉ phép là việc có thể chủ động sắp xếp, không phải tình huống bất khả kháng. Đơn giản nhất là đi du lịch, đi đám cưới người thân hay bạn thân. Trong những tình huống này, cách tiếp cận phù hợp, thể hiện thái độ chuyên nghiệp và tôn trọng cấp trên lẫn đồng nghiệp là xin nghỉ phép.
Đừng vội mặc định “xin nghỉ phép” là đang phải “đi xin quyền lợi” của mình, mà là việc bạn nghỉ cần được phối hợp với kế hoạch công việc chung. Một nhân sự nghỉ 3 ngày có thể khiến tiến độ dự án thay đổi. Một trưởng nhóm nghỉ đúng thời điểm cao điểm có thể khiến việc phân công nhân sự phát sinh khó khăn. Vì vậy, cấp trên cần thời gian đánh giá khối lượng công việc, điều phối nguồn lực hoặc đề xuất thời điểm phù hợp hơn.
Tôi cho rằng đa số người làm quản lý không khó chịu vì nhân viên nghỉ phép. Điều họ lo ngại hơn là nhận được thông báo quá sát giờ hoặc quá sát ngày trong khi công việc chưa được bàn giao, khiến cả nhóm phải xoay xở trong thế bị động.
Suy cho cùng, khác biệt giữa “thông báo nghỉ phép” và “xin nghỉ phép” không nằm ở câu chữ mà nằm ở hoàn cảnh cũng như cách bạn truyền đạt thông tin. Khi sự cố xảy ra ngoài dự kiến, thông báo là cách ứng xử phù hợp. Khi việc nghỉ đã được lên kế hoạch từ trước, xin phép sớm là biểu hiện của sự chuyên nghiệp. Hiểu được ranh giới này sẽ giúp bạn vừa bảo vệ quyền lợi của mình, vừa duy trì sự tôn trọng và phối hợp hiệu quả trong môi trường công sở.
