Hà Nội đang nghiên cứu và triển khai Cổng gửi nhận văn bản giữa tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước nhằm tạo ra một kênh giao dịch điện tử thống nhất giữa khu vực công và khu vực ngoài nhà nước.
Kết nối doanh nghiệp với cơ quan nhà nước trên một nền tảng thống nhất
Theo Trung tâm phục vụ hành chính công Hà Nội, giải pháp này được xây dựng trong bối cảnh thành phố đẩy mạnh chuyển đổi số, cải cách hành chính và mở rộng môi trường làm việc điện tử từ nội bộ cơ quan nhà nước ra toàn xã hội. Trong nhiều năm qua, phần mềm quản lý văn bản và điều hành đã được triển khai rộng rãi trong các cơ quan thành phố, giúp thay đổi phương thức xử lý công việc và nâng cao hiệu quả điều hành. Tuy nhiên, việc trao đổi văn bản với doanh nghiệp và các tổ chức bên ngoài vẫn chủ yếu dựa trên hồ sơ giấy hoặc các phương thức phân tán như email, chuyển phát bưu chính.
Hà Nội hiện có khoảng 370.000 doanh nghiệp và hơn 390.000 tổ chức không phải doanh nghiệp đang hoạt động. Mỗi ngày phát sinh lượng lớn văn bản, hồ sơ và giao dịch hành chính giữa các chủ thể này với cơ quan quản lý nhà nước. Hệ thống mới được xây dựng nhằm tạo ra một đầu mối thống nhất cho việc gửi, nhận và xử lý văn bản điện tử.
Sau khi đăng ký tài khoản và hoàn tất xác thực thông tin bằng chữ ký số, doanh nghiệp có thể trực tiếp tạo lập văn bản, đính kèm tài liệu điện tử và gửi đến cơ quan nhà nước trên hệ thống. Khi văn bản được gửi đi, hệ thống ghi nhận thời gian tiếp nhận và chuyển đến cơ quan có thẩm quyền xử lý. Các cơ quan nhà nước có thể xem nội dung văn bản, tải tệp đính kèm, xử lý và phản hồi kết quả ngay trên môi trường điện tử.
Ngoài việc tiếp nhận văn bản từ doanh nghiệp, cơ quan nhà nước cũng có thể chủ động phát hành văn bản đến một hoặc nhiều doanh nghiệp cùng lúc. Hệ thống cho phép tạo các nhóm doanh nghiệp theo lĩnh vực hoặc đối tượng quản lý để phục vụ việc gửi thông báo, hướng dẫn hoặc các văn bản chuyên ngành. Theo đơn vị xây dựng, mô hình này giúp hình thành một quy trình trao đổi văn bản khép kín, thay thế nhiều khâu trung gian vốn tồn tại trong phương thức xử lý hồ sơ giấy truyền thống.
Hướng tới môi trường giao dịch “không giấy tờ”
Một trong những mục tiêu quan trọng của hệ thống là giảm sự phụ thuộc vào hồ sơ giấy trong giao dịch hành chính. Hiện nay, một lượng lớn văn bản giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước vẫn phải thực hiện các bước in ấn, ký đóng dấu, chuyển phát, tiếp nhận, vào sổ, số hóa và lưu trữ. Những công đoạn này làm gia tăng chi phí và kéo dài thời gian xử lý công việc.
Theo Trung tâm phục vụ hành chính công thành phố, cùng một quy trình xử lý, văn bản điện tử chỉ mất khoảng 10-15 phút trong khi văn bản giấy có thể cần từ 50-60 phút để hoàn tất các khâu liên quan. Với hàng triệu văn bản phát sinh mỗi năm, việc chuyển đổi sang môi trường số được kỳ vọng giúp tiết kiệm đáng kể nguồn lực xã hội.
Hệ thống cũng cho phép doanh nghiệp theo dõi tình trạng gửi nhận văn bản theo thời gian thực, thực hiện giao dịch 24/7, không phụ thuộc vào địa điểm hoặc thời gian làm việc của cơ quan tiếp nhận. Ngoài chức năng gửi nhận văn bản, nền tảng còn tích hợp các tính năng phục vụ chuyển đổi số như ký số, tra cứu hồ sơ, quản lý văn bản điện tử, truy xuất hợp đồng điện tử và sẵn sàng kết nối với các hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP). Mục tiêu cuối cùng là góp phần xây dựng môi trường hành chính "Không giấy tờ - Không tiếp xúc - Toàn trình - Liền mạch" trong quan hệ giữa cơ quan nhà nước và cộng đồng doanh nghiệp.
Doanh nghiệp xác thực bằng chữ ký số
Để tham gia hệ thống, doanh nghiệp phải thực hiện quy trình xác thực điện tử thông qua chữ ký số. Sau khi đăng ký tài khoản bằng email, doanh nghiệp khai báo các thông tin như tên doanh nghiệp, người đại diện, mã số thuế và các dữ liệu liên quan. Hệ thống sẽ yêu cầu tải xuống một tệp xác thực, sau đó doanh nghiệp thực hiện ký số điện tử vào tệp này và tải trở lại hệ thống để hoàn tất xác minh. Chữ ký số sử dụng để xác thực phải trùng khớp với tên doanh nghiệp. Sau khi được xác thực thành công, doanh nghiệp có thể sử dụng đầy đủ các chức năng của hệ thống.
Đối với cơ quan quản lý nhà nước, hệ thống được thiết kế thêm các chức năng quản trị người dùng, phân quyền, quản lý doanh nghiệp, giám sát quá trình xử lý văn bản, tra cứu và thống kê. Sau khi áp dụng giải pháp mới, tỷ lệ xử lý văn bản trực tuyến của cơ quan nhà nước được kỳ vọng đạt 100%, thay cho mức khoảng 40% hiện nay. Đối với doanh nghiệp, tỷ lệ xử lý trực tuyến cũng được đặt mục tiêu nâng từ khoảng 10% lên 100%.
Việc xây dựng cổng gửi nhận văn bản điện tử được xem là một bước tiếp theo trong quá trình mở rộng hạ tầng số của Hà Nội, từ môi trường làm việc điện tử trong nội bộ cơ quan nhà nước sang kết nối trực tiếp với cộng đồng doanh nghiệp và các tổ chức ngoài nhà nước, qua đó góp phần thúc đẩy chuyển đổi số và cải cách hành chính trên địa bàn Thủ đô.
