Trong mắt thế giới, Nhật Bản từ lâu là biểu tượng của công nghệ hiện đại với tàu cao tốc Shinkansen, robot hình người và các tập đoàn điện tử từng thống trị toàn cầu như Sony, Toshiba, Panasonic. Thế nhưng, đằng sau hình ảnh hào nhoáng đó là một thực tế khá bất ngờ: Nhật Bản đang gặp nhiều khó khăn trong quá trình chuyển đổi số.
Nghịch lý công nghệ
Nhiều du khách lần đầu đến Nhật Bản thường kỳ vọng một xã hội vận hành hoàn toàn bằng công nghệ tiên tiến. Nhưng khi sống lâu hơn, họ phát hiện một thực tế trái ngược: không ít thủ tục vẫn yêu cầu giấy tờ in sẵn, nhiều doanh nghiệp tiếp tục sử dụng máy fax, và các quy trình hành chính vẫn dựa vào con dấu cá nhân thay vì chữ ký điện tử. Trong nhiều văn phòng, những hệ thống phần mềm cũ kỹ đã tồn tại hàng chục năm vẫn được duy trì vì không ai muốn thay đổi.
Sự tương phản giữa hình ảnh công nghệ cao và thực tế chuyển đổi số chậm chạp tạo nên một trong những nghịch lý đáng chú ý nhất của Nhật Bản hiện đại. Năng lực sản xuất công nghệ và năng lực số hóa xã hội không giống nhau. Nhật Bản từng là trung tâm của cuộc cách mạng điện tử tiêu dùng toàn cầu trong những năm 1970-1990, với các thương hiệu như Sony, Panasonic, Toshiba, Sharp thống trị thị trường tivi, máy quay, đầu đĩa, máy ảnh. Tuy nhiên, sản xuất công nghệ tiên tiến không đồng nghĩa với áp dụng công nghệ vào mọi mặt đời sống xã hội.
Máy fax và con dấu: Biểu tượng của sự chậm chạp
Một trong những biểu tượng nổi tiếng nhất của sự chậm chạp trong chuyển đổi số tại Nhật Bản là máy fax. Ở nhiều quốc gia phát triển, fax gần như biến mất, được thay thế bằng email, điện toán đám mây và chữ ký điện tử. Tại Nhật Bản, không ít doanh nghiệp vẫn coi fax là công cụ làm việc quen thuộc. Nhiều trường học và tổ chức công cộng tiếp tục sử dụng fax để trao đổi thông tin. Đối với người Nhật, fax là một phần của quy trình đã vận hành ổn định trong nhiều thập niên, và họ không thấy lý do cấp bách để thay đổi. Điều này phản ánh văn hóa quản trị Nhật Bản: ưu tiên sự ổn định hơn sự đột phá.
Một biểu tượng khác là con dấu cá nhân (hanko). Trong nhiều giao dịch, từ hợp đồng lao động đến thủ tục hành chính, con dấu từng đóng vai trò xác nhận danh tính và ý chí pháp lý. Mặc dù chính phủ đã thúc đẩy giảm phụ thuộc vào hanko, dấu ấn của hệ thống này vẫn còn rất lớn. Nhiều quy trình được thiết kế xoay quanh việc đóng dấu trực tiếp trên giấy tờ, nên muốn số hóa phải thiết kế lại toàn bộ hệ thống, đòi hỏi chi phí, thời gian và sự đồng thuận từ nhiều bên.
COVID-19: Lời cảnh tỉnh
Đại dịch COVID-19 đã buộc Nhật Bản nhìn thẳng vào những hạn chế của mình. Khi nhiều quốc gia chuyển nhanh sang làm việc từ xa, học trực tuyến và dịch vụ công trực tuyến, Nhật Bản gặp không ít khó khăn. Nhiều nhân viên vẫn phải đến văn phòng chỉ để đóng dấu hoặc xử lý giấy tờ. Một số cơ quan chưa có hạ tầng số phù hợp để hỗ trợ làm việc từ xa quy mô lớn. Đại dịch cho thấy việc duy trì các hệ thống cũ không chỉ gây bất tiện mà còn làm giảm khả năng thích ứng của cả nền kinh tế trước các cú sốc bất ngờ.
Hệ thống cũ: Gánh nặng vô hình
Các chuyên gia thường nhắc tới sự tồn tại của các "legacy systems" – những hệ thống công nghệ thông tin được xây dựng từ nhiều thập niên trước. Các hệ thống này thường được tùy biến riêng cho từng cơ quan hoặc doanh nghiệp. Chúng vẫn vận hành được nhưng ngày càng khó bảo trì, khó tích hợp với công nghệ mới và thiếu nhân lực đủ khả năng quản lý. Nhiều công ty hiểu rằng họ cần nâng cấp, nhưng thay thế toàn bộ một hệ thống đang phục vụ hàng triệu khách hàng là công việc cực kỳ tốn kém và rủi ro. Kết quả là các tổ chức tiếp tục vá víu hệ thống cũ thay vì xây dựng nền tảng mới, tạo nên vòng luẩn quẩn: càng trì hoãn cải cách, chi phí cải cách càng lớn.
Yếu tố văn hóa cũng đóng vai trò quan trọng. Xã hội Nhật Bản được xây dựng trên nền tảng đề cao tính ổn định, độ chính xác và giảm thiểu sai sót. Điều này giúp tạo ra các sản phẩm chất lượng cao, nhưng cũng làm chậm quá trình đổi mới. Trong khi các công ty công nghệ Mỹ thường chấp nhận thử nghiệm, thất bại và điều chỉnh liên tục, nhiều tổ chức Nhật Bản đòi hỏi mức độ chắc chắn rất cao trước khi triển khai thay đổi, khiến các dự án số hóa kéo dài và khó tạo ra bước nhảy vọt.
Rủi ro an ninh mạng
Việc duy trì hệ thống cũ không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động mà còn tạo ra rủi ro an ninh mạng. Trong những năm gần đây, Nhật Bản trở thành mục tiêu của nhiều cuộc tấn công mạng nhằm vào cơ quan nhà nước, viện nghiên cứu và doanh nghiệp. Các chuyên gia cảnh báo rằng những hệ thống được thiết kế cho một thế giới ít kết nối thường không đủ khả năng chống lại các mối đe dọa hiện đại. Khi cơ sở hạ tầng kỹ thuật số chậm được nâng cấp, mức độ dễ tổn thương gia tăng. Đây là lý do khiến chính phủ Nhật Bản ngày càng coi chuyển đổi số là vấn đề an ninh quốc gia.
Cuộc chạy đua bắt kịp tương lai
Nhận thức được thách thức, chính phủ Nhật Bản đã triển khai nhiều chương trình cải cách trong những năm gần đây. Các cơ quan chuyên trách về chuyển đổi số được thành lập. Những quy định lỗi thời dần được rà soát. Nhiều thủ tục hành chính được chuyển lên môi trường trực tuyến. Các chương trình đào tạo nhân lực công nghệ và an ninh mạng cũng được mở rộng. Tuy nhiên, thay đổi một hệ thống đã tồn tại hàng chục năm không thể diễn ra chỉ sau vài năm. Nhật Bản đang phải hiện đại hóa một nền kinh tế cực kỳ phát triển mà không làm gián đoạn những cấu trúc đã vận hành ổn định trong thời gian dài.
Câu chuyện của Nhật Bản mang đến bài học đáng suy ngẫm: thành công trong quá khứ không bảo đảm vị thế dẫn đầu trong tương lai. Một đất nước có thể rất mạnh về kỹ thuật, sản xuất và nghiên cứu khoa học nhưng vẫn gặp khó khăn khi thích nghi với những thay đổi về mô hình quản trị và tổ chức xã hội. Nghịch lý của Nhật Bản không phải là họ thiếu công nghệ, mà chính những hệ thống từng tạo nên thành công đôi khi lại trở thành lực cản đối với sự thay đổi. Trong kỷ nguyên số, thách thức không còn chỉ là phát minh ra công nghệ mới, mà là làm thế nào để một xã hội có thể thay đổi đủ nhanh để tận dụng công nghệ đó. Đó là bài toán mà Nhật Bản đang nỗ lực giải quyết.
