TP.HCM Kiến Nghị Đột Phá Số Hóa Công Chứng, Tăng Minh Bạch Và Bảo Mật
Theo Hội Công chứng viên Thành phố Hồ Chí Minh, từ thực tiễn hành nghề của các công chứng viên, sau khi nghiên cứu kỹ lưỡng dự thảo luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, tờ trình của Chính phủ và thực tiễn vận hành cơ sở dữ liệu công chứng, hội đã đưa ra một số góp ý với các kiến nghị mang tính đột phá. Mục tiêu là hiện thực hóa chuyển đổi số toàn diện theo tinh thần Nghị quyết 57-NQ và Nghị quyết 66-NQ, nhằm cải thiện hiệu quả và độ tin cậy trong lĩnh vực công chứng.
Đề Xuất Công Khai Thông Tin Trực Tuyến Và Tự Động Hóa Quy Trình
Hội kiến nghị bổ sung quy định cho phép tổ chức hành nghề công chứng đăng tải văn bản niêm yết lên cổng dịch vụ công của tỉnh/thành phố nơi có trụ sở. Thông tin này phải được công khai để bất kỳ người dân nào cũng có thể tra cứu trực tuyến mọi lúc, mọi nơi. Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi niêm yết để cán bộ tư pháp kiểm soát, giúp minh bạch hóa quá trình thụ lý di sản và giảm áp lực hành chính.
Sau khi hết thời hạn niêm yết (15 ngày), nếu không có khiếu nại, UBND cấp xã thực hiện xác nhận kết quả bằng văn bản điện tử (có chữ ký số) và đăng tải lên cổng dịch vụ công. Tổ chức hành nghề công chứng lấy kết quả trực tiếp từ hệ thống để thực hiện công chứng, đẩy nhanh tiến độ xử lý hồ sơ cho người dân và giảm chi phí gián tiếp cũng như chi phí xã hội.
Xây Dựng Cơ Sở Dữ Liệu Công Chứng Hiện Đại Và Tích Hợp
Về cơ sở dữ liệu công chứng, Hội đề xuất xây dựng một nền tảng chủ quyền, trong đó cơ sở dữ liệu không chỉ là kho chứa PDF mà phải là một hệ sinh thái số. Điều này nhằm xóa bỏ tình trạng cát cứ dữ liệu theo địa phương. Cơ sở dữ liệu công chứng phải được quản lý tập trung tại Bộ Tư pháp nhưng phân quyền khai thác cho các địa phương, đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả.
Phải có cơ chế ép buộc cập nhật dữ liệu ngay tại thời điểm ký kết. Nếu chậm trễ 15-30 phút sẽ tạo "khoảng trống cơ hội" cho các đối tượng lừa đảo thực hiện giao dịch khác đối với một tài sản. Bắt buộc kết nối trực tuyến với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (ứng dụng định danh VNeID) và cơ sở dữ liệu đất đai quốc gia để kiểm tra tình trạng của tài sản (ngăn chặn/được phép giao dịch) theo thời gian thực, nâng cao độ chính xác và an toàn.
Ứng Dụng Công Nghệ Cao Trong Công Chứng Trực Tuyến
Đối với công chứng trực tuyến, Hội kiến nghị quy định bắt buộc công chứng viên yêu cầu khách hàng tương tác trên camera và sử dụng công nghệ AI Behavioral Analysis (phân tích hành vi) để cảnh báo rủi ro cưỡng ép hoặc giả mạo Deepfake (công nghệ mô phỏng hình ảnh khuôn mặt con người). Điều này giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên và công chứng viên trước các tranh chấp có thể phát sinh.
Hồ sơ công chứng điện tử bắt buộc phải bao gồm file video ghi hình phiên làm việc và nhật ký kỹ thuật ghi lại địa chỉ IP, tọa độ GPS. Đây được xem là "bằng chứng vững chãi" để đảm bảo tính minh bạch và an toàn pháp lý trong hoạt động công chứng.
Kiến Nghị Về Lưu Trữ Hồ Sơ Và Bảo Quản Bản Gốc
Hội Công chứng viên TP.HCM cũng kiến nghị sửa đổi, bổ sung khoản 1 điều 67 theo hướng hồ sơ công chứng vẫn phải lưu bằng văn bản giấy áp dụng cho trường hợp công chứng bằng văn bản giấy. Bên cạnh đó, dự thảo cho phép sử dụng bản sao điện tử hoặc bản chính điện tử, đồng thời Luật Công chứng hiện hành đã quy định hình thức công chứng điện tử.
Bản gốc văn bản công chứng là tài liệu, chứng cứ quan trọng phải được bảo quản chặt chẽ, thực hiện đủ các biện pháp an ninh, an toàn về phòng, chống cháy, nổ, ẩm mốc, mối mọt. Vì bản gốc gắn liền với trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên, nếu xảy ra mất, hư hỏng thì không có biện pháp nào khắc phục được, đòi hỏi sự đầu tư nghiêm túc vào công tác bảo quản.
