Theo quy định mới năm 2026, việc đăng ký thường trú được cải tiến nhằm tinh giản giấy tờ nếu thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Tùy từng trường hợp, người dân cần chuẩn bị hồ sơ tương ứng theo Luật Cư trú 2020 (sửa đổi bổ sung bởi Luật số 118/2025/QH15), Nghị định 154/2024/NĐ-CP và Thông tư 116/2026/TT-BCA.
1. Đăng ký thường trú tại chỗ ở hợp pháp thuộc quyền sở hữu
Người dân cần nộp Tờ khai thay đổi thông tin cư trú và giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp như Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở (Sổ đỏ/Sổ hồng), giấy phép xây dựng hoặc hợp đồng mua bán nhà ở bàn giao từ chủ đầu tư. Tuy nhiên, nếu thông tin về chỗ ở đã được cập nhật trên Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc khai thác từ tài khoản định danh điện tử VNeID, người đăng ký không bắt buộc phải nộp bản sao giấy tờ này.
2. Đăng ký thường trú tại chỗ ở không thuộc quyền sở hữu (ở cùng người thân)
Trường hợp sống cùng bố mẹ, vợ chồng, con cái, hồ sơ gồm Tờ khai thay đổi thông tin cư trú, trong đó ghi rõ ý kiến đồng ý của chủ hộ và chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp (hoặc người được ủy quyền), trừ trường hợp đã có văn bản đồng ý riêng. Đối với trẻ dưới 6 tuổi đăng ký về ở với cha mẹ, người giám hộ, tờ khai không cần ý kiến đồng ý của chủ hộ, chủ sở hữu. Ngoài ra, cần giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân với chủ hộ, thành viên hộ gia đình, trừ khi thông tin này đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc cư trú.
3. Đăng ký thường trú tại nhà thuê, mượn, ở nhờ
Hồ sơ yêu cầu Tờ khai thay đổi thông tin cư trú có ý kiến đồng ý của chủ hộ và chủ sở hữu nhà; hợp đồng cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ được công chứng hoặc chứng thực theo quy định; và giấy tờ chứng minh đủ điều kiện diện tích, như văn bản xác nhận của UBND cấp xã về diện tích bình quân đảm bảo hạn mức tối thiểu (ví dụ tại Hà Nội, nội thành tối thiểu 15m²/người).
4. Đăng ký thường trú tại cơ sở tín ngưỡng, tôn giáo
Chủ hộ là người hoạt động tôn giáo được phong phẩm, bổ nhiệm, hoặc người đại diện cơ sở tín ngưỡng. Hồ sơ gồm giấy tờ chứng minh tư cách chức sắc, chức việc, nhà tu hành (thông báo phong phẩm, bổ nhiệm, thuyên chuyển...) và giấy tờ chứng minh người đại diện cơ sở tín ngưỡng (văn bản công nhận của UBND cấp xã).
5. Đăng ký thường trú tại cơ sở trợ giúp xã hội
Hồ sơ gồm văn bản của người đứng đầu cơ sở đề nghị đăng ký thường trú, kèm thông tin cơ bản của từng người (họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán, dân tộc, tôn giáo, số định danh cá nhân, nghề nghiệp, nơi thường trú/tạm trú) và giấy tờ xác nhận việc chăm sóc, nuôi dưỡng (xác nhận của UBND xã, quyết định tiếp nhận, quyết định hỗ trợ...). Chủ hộ do những người được chăm sóc đề cử hoặc do người đứng đầu cơ sở quyết định nếu không thống nhất.
6. Đăng ký cư trú có yếu tố nước ngoài
Người nước ngoài được nhập quốc tịch Việt Nam khi đăng ký thường trú/tạm trú lần đầu phải có Quyết định của Chủ tịch nước về việc cho nhập quốc tịch. Người gốc Việt Nam được trở lại quốc tịch cần Quyết định của Chủ tịch nước, trừ khi thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc tịch. Người Việt Nam định cư ở nước ngoài còn quốc tịch thực hiện theo Điều 19, 28 và 31 Luật Cư trú.
7. Đăng ký thường trú đối với người công tác trong Công an nhân dân
Sĩ quan, hạ sĩ quan, công nhân công an đăng ký thường trú tại nơi đơn vị đóng quân cần Tờ khai thay đổi thông tin cư trú và Giấy giới thiệu của Thủ trưởng đơn vị quản lý trực tiếp (ghi rõ nội dung, ký tên, đóng dấu). Nếu chuyển đến chỗ ở hợp pháp ngoài đơn vị, hồ sơ thực hiện theo Điều 21 Luật Cư trú kèm Giấy giới thiệu tương tự.
